Menacom vous accompagne pour réussir vos missions de retranscription audio et de rédaction de comptes rendus de réunion. Améliorez vos compétences à travers 11 leçons réparties en 3 rubriques et accompagnées d’exercices.
Retranscrire un enregistrement audio nécessite une méthodologie et une organisation rigoureuses et précises afin de ne pas perdre de temps et de ne pas commettre d’erreur de compréhension et de restitution des débats. Menacom vous propose ses conseils depuis la découverte de la mission jusqu’à la relecture et la correction de vos travaux.
1. Les éléments de description de la mission
Avant de débuter votre travail de retranscription, il convient d’appréhender les éléments de description de la mission :
> le type de réunion, le nom de l’organisme et la date de la retranscription (ex : Compte rendu du Conseil départemental de la Vendée du 12.02.2019) ;
> la durée effective des débats à retranscrire ;
> le délai de restitution ;
> les consignes de rédaction : le type de retranscription, le style (direct ou indirect), les consignes particulières etc.
Ces éléments vous permettront de bien évaluer la nature de la retranscription à effectuer et de vous organiser en conséquence afin d’être le plus efficace possible dans le temps imparti.
2. Découvrir l'organisme, son activité et ses membres
Avant de débuter votre retranscription, il vous faut prendre le temps de rechercher et de connaitre :
> l’activité de l’organisme, son organisation, son histoire, son actualité (…) ;
> les noms et prénoms de ses dirigeants (qui seront susceptibles d’être mentionnés pendant la réunion).
En effet, cela :
> facilitera votre compréhension des débats et des thématiques abordées ;
> vous permettra ainsi d’éviter contresens et oublis ;
> vous aidera à bien identifier les acronymes ou les noms de personnes évoquées (souvent les dirigeants).
Plusieurs sources s’offrent à vous pour effectuer ces recherches :
> le site internet de l’organisme ;
> les moteurs de recherche de type Google qui vous renverront vers des sites, pages et articles contenant les informations recherchées.
3. Le modèle du compte rendu
Ce document, généralement un exemplaire de compte rendu d’une réunion précédente, vous servira de modèle en tous points. Il vous appartient donc de bien vérifier au fur et à mesure de votre travail que celui-ci respecte bien :
> le type de police pour les titres et le texte ;
> la typographie adoptée pour les noms de famille (tout en majuscule ou non, souligné ou non etc.) ;
> les listes à puces (type de puces et retrait pour les listes à puces) ;
> les marges du document (marge générale du document) ;
> l’alignement du texte (généralement justifié) ;
> les interlignes ;
> les espacements avant et après chaque paragraphe ;
> l’existence ou non d’un retrait ou alinéa avant chaque nouveau paragraphe / intervention d’un locuteur ;
> les titres et en-têtes, à modifier au besoin.
4. Les documents annexes
1. Identifier l'intervenant
Une fois les étapes de la découverte de la mission achevées, il est temps de débuter l’écoute de l’enregistrement.
L’identification de l’intervenant dont vous allez retranscrire la prise de parole peut parfois s’avérer délicate.
Pour autant, il vous appartient de vérifier systématiquement que le nom de l’intervenant est le bon. Rien de pire en effet pour un participant à une réunion que de découvrir que les propos rapportés en son nom ne sont pas conformes à ceux qu’il a prononcés ! Il s’agit d’une erreur rédhibitoire pour tout travail de retranscription.
N’allez donc pas au plus facile, mais efforcez-vous au contraire de vérifier cette identité en :
> écoutant les indications des autres participants (qui peuvent citer son prénom etc.) ;
> comparant la voix avec celle d’un intervenant dont le nom est identifié plus tôt ou plus tard dans l’enregistrement ;
> procédant par élimination lorsque tous les autres intervenants ont été identifiés ;
> analysant le sens de ses propos par rapport à son identité supposée (cela vous permet habituellement de distinguer facilement un représentant de la direction d’un élu du personnel par exemple).
2. Écouter une première fois une intervention sans la retranscrire
Nous vous déconseillons de débuter directement votre retranscription dès la première écoute : en effet, cela vous expose à de nombreux écueils qui s’avéreront préjudiciables à la fois pour la qualité de votre travail et pour la durée de votre rédaction. Vous gagnerez en particulier un temps précieux en anticipant la plupart de votre travail de relecture et correction.
Nous vous conseillons ainsi d’écouter dans sa totalité l’intervention d’un participant avant de la retranscrire (du début de sa prise de parole à la fin de son intervention).
En effet, prendre le temps d’écouter sans rédiger, c’est :
> s’efforcer de comprendre le sens de l’intervention dans sa globalité, en évitant ainsi les contresens et les oublis ;
> prendre le temps de vérifier une information ou une orthographe sur les documents annexes ou sur internet afin de ne pas commettre d’erreur ;
> se donner la possibilité, en fonction du type de retranscription demandé, de supprimer les redites et répétitions superflues ;
> pour un travail de synthèse ou de relevé de décision, cette première écoute est indispensable afin de résumer l’intervention en une ou deux phrases concises.
ASTUCE : Écouter, c’est s’intéresser à ce que dit la personne mais aussi à son intention : l’ironie peut parfois conduire à retranscrire des contresens fâcheux.
1. Méthode générale : retranscrire progressivement l'intervention sans perdre de vue le sens global des propos
Cette première écoute sans pause et sans rédaction sera suivie d’une écoute segmentée par le rythme de votre retranscription. Ici, pas de règle : chacun construit peu à peu sa propre technique d’écoute et de retranscription. Pour autant, le fait d’avoir écouté une première fois l’intervention vous permettra de toujours garder le cap du sens global des propos du locuteur.
Comprendre la globalité de l’intervention avant de commencer à la retranscrire vous permettra d’éviter les contresens en devinant grâce au contexte certains mots parfois inaudibles.
2. Adapter sa méthode de retranscription au type de compte rendu demandé
En fonction du type de compte rendu demandé, il vous faudra adapter votre méthode de retranscription. Concernant la description détaillée de chaque type de compte rendu, nous vous renvoyons à la page de présentation sur notre site. Voici quelques idées méthodologiques que vous pourrez bien évidemment adapter en fonction de votre pratique :
La transcription intégrale est le niveau de retraitement le plus fidèle à la forme orale.
Toutes les informations sont reprises de manière brute, sans mise en perspective, mais sont exemptes des fautes de grammaire et de syntaxe – travail auquel il vous incombe de procéder.
La diffusion de ce document, d’une lecture parfois assez « indigeste », s’avère forcément réduite. Ce niveau de retraitement convient surtout aux réunions sensibles lorsque chaque mot a son importance.
Pour ce faire, nous vous conseillons d’écouter le fichier son par plages de 5 à 15 secondes maximum.
Le compte rendu corrigé supprime du langage tout ce qui est inutile et inacceptable à l’écrit, ainsi que tous les éléments qui parasitent l’objet véritable du discours.
Ainsi, il est demandé d’ôter toute marque d’oralité, et d’user d’un niveau de langue soutenu – quand bien même les intervenants n’en useraient pas eux-mêmes. Lorsque les propos des intervenants sont répétitifs ou lacunaires, il vous appartient de les reformuler afin de les clarifier et de les fluidifier.
POUR AUTANT, VOUS DEVEZ REPRENDRE EN INTÉGRALITÉ L’ENSEMBLE DES PROPOS : seuls les paroles ou les propos formulés plusieurs fois à l’identique peuvent être éliminés lors de la retranscription.
L’exhaustivité reste donc le maître-mot de ce niveau de retranscription, dans la mesure où il s’agit de ne gommer sous aucun prétexte quelque propos de fond que ce soit.
Nous vous conseillons là encore d’écouter le fichier son par plages de 5 à 15 secondes maximum.
La synthèse est le niveau de transcription audio destiné à ne conserver que l’essentiel des interventions et le fond des propos, en supprimant les informations et les éléments superflus. Il se concentre donc plus sur les idées que sur les propos, mais en garde l’esprit, à défaut d’en rendre la lettre.
Le relevé de décisions a lui pour objectif de ne présenter que les points les plus cruciaux de la réunion. Toutes les informations et discussions secondaires sont évacuées au profit d’une présentation clarifiée et simplifiée des principales décisions et déclarations.
Ces deux types de compte rendus nécessitent avant tout :
> une parfaite compréhension du sens global de la discussion ;
> une mise en perspective des propos par rapport au sens global de la discussion ;
> une capacité à reformuler de manière concise une intervention sans perdre les détails importants.
Le choix de conserver ou d’éliminer certains propos et détails doit donc être pris constamment au regard de la compréhension globale de la conversation et du sens des décisions prises. Ainsi :
> Une intervention similaire à une autre déjà formulée par un autre participant ne doit pas être retranscrite ;
> Une intervention n’apportant pas d’élément significatif ou important par rapport à la question traitée ne doit pas être retranscrite ou bien doit l’être dans un autre point de l’ordre du jour que celui traité ;
> Lorsque plusieurs questions différentes amènent une même réponse, vous pouvez condenser les différentes questions de plusieurs intervenants en une seule intervention ;
> À l’inverse, lorsqu’un détail (exemple, donnée chiffrée etc.) à priori superflu explique une prise de position, un débat ou une décision, il doit être repris et consigné.
Concernant la synthèse d’une réunion de CSE, gardez toujours à l’esprit que les éléments décisifs d’une réunion à retranscrire sont systématiquement pour chaque partie (représentant-e-s du personnel au CSE / direction) :
> les avis de chaque partie sur la question en débat et les arguments et explications donnés à l’appui de ces avis ;
> les réponses et propositions de chaque partie sur la question en débat et en particulier les réponses et mesures envisagées par la direction aux requêtes des représentant-e-s du personnel au CSE.
Nous vous conseillons la méthodologie suivante :
> Écouter une première fois plusieurs interventions d’affilée sans les retranscrire, afin de comprendre le sens global de la discussion et de repérer les éléments importants, et, à l’inverse, les éléments secondaires et les redites ;
> Réécouter ensuite chaque intervention importante dans sa totalité avant de la résumer en une ou deux phrases.
1. Anticiper la relecture et la correction
La phase de découverte de la mission constitue la première étape de votre travail de relecture et de correction. Découvrir et connaitre l’entité qui se réunit, ses membres, ses activités et son actualité, c’est vous éviter à l’avance de commettre des contresens et des oublis importants qu’il vous faudrait par la suite prendre le temps de corriger. Loin d’être une perte de temps, l’étape de découverte de la mission est en réalité cruciale.
De même, prendre le temps de parcourir les documents annexes avant de débuter votre travail d’écoute et de rédaction vous permettra de pouvoir rapidement localiser et identifier les informations (noms propres, chiffres, texte etc.) que vous serez susceptible de vérifier et/ou intégrer dans votre compte rendu.
2. Savoir identifier une possible erreur de retranscription
Le travail de retranscription demande au rédacteur de rester constamment en éveil et en alerte devant toute information potentiellement douteuse autant du point de vue du fond que de la forme. En cela, sens du détail et perfectionnisme sont des qualités indispensables à tout rédacteur.
Une information est douteuse lorsqu’elle est potentiellement incohérente par rapport au sens global des débats et du contexte. Elle peut résulter d’un manque d’attention ou de compréhension de la part du rédacteur mais aussi d’une erreur de la part du locuteur.
Voici plusieurs types d’erreurs de retranscription à éviter :
> une donnée chiffrée :
Exemple : nous avons un taux de présence de 150 % -> de 50 % ;
Exemple : un congé de reclassement de six mois, si la formation est inférieure à six mois, et de douze mois, si la formation est supérieure à douze mois -> supérieure à six mois.
> un nom commun ou une expression :
Exemple : la consultation de l’instant -> consultation de l’instance ;
Exemple : je vois que nous sommes dans les écailles d’un outil qui ne fonctionne pas -> dans les écueils ;
Exemple : dans cet arrondissement, il existe des cycles qui sont très mal conçus. -> des sites qui sont très mal conçus.
> un nom propre, un acronyme :
Exemple : il est très difficile en Guyane de joindre Marie Pasoulat -> Maripasoula (ville) ;
Exemple : tant que leur licenciement n’est pas validé par la direction. -> par la DIRECCTE (entité administrative française).
> l’identité d’un intervenant
> un passage ou détail important oubliés
3. Savoir vérifier l'information
Plusieurs sources s’offrent à vous pour vérifier une information douteuse :
> le site internet de l’organisme ;
> les moteurs de recherche de type Google ;
> les documents annexes ;
> les comptes rendus précédents.
4. Les étapes de relecture
Nous vous conseillons de procéder à trois relectures :
1. Une première relecture sur le fond et la forme en cours de retranscription
Cette première relecture doit être effectuée après chaque intervention et/ou à l’issue de la retranscription d’un ensemble d’interventions cohérentes (exemple : traitement d’un point de l’ordre du jour). Vous vérifierez alors autant le fond (sens des phrases, incohérences éventuelles) que la forme (langue, typographie).
2. Une seconde relecture sur le fond en fin de retranscription
Cette seconde relecture s’effectue une fois l’intégralité de votre travail achevé. Nous vous conseillons de ne pas procéder à une vérification simultanée du fond (erreurs de retranscription) et de la forme (erreurs de langue et de typographie). En effet, chacune de ces modalités de vérification nécessite une attention importante et exclusive et peut être facilement perturbée. Les mélanger, c’est donc prendre le risque de passer à côté d’erreurs importantes.
3. Une troisième relecture portant uniquement sur la forme avant la livraison du document
Une fois la relecture sur le fond achevée, vous procéderez à une relecture rigoureuse portant exclusivement sur les erreurs potentielles de langue et de typographie.
5. En cas de recherche infructueuse
Si vous ne parvenez, malgré vos réécoutes et vos recherches, à identifier tel ou tel élément à partir de l’enregistrement entourez-le de crochets, puis surlignez-le en jaune dans votre compte rendu, et faites-le suivre immédiatement de l’indication de l’horodatage :
Exemple :
[mot inaudible 1:50:48]
La retranscription de la langue parlée en langue écrite demande, en fonction du type de compte rendu, de corriger et modifier la langue sans dénaturer les propos. La nature et le degré de correction de la langue orale en langue écrite dépendront du type de compte rendu demandé et des consignes particulières à appliquer :
> la transcription intégrale ne demandera en théorie que la correction des fautes de grammaire et de syntaxe ;
> le compte rendu corrigé nécessitera un remodelage bien plus conséquent de la langue : ainsi tournures, expressions, etc. devront être modifiées pour rendre la lecture fluide ;
> la synthèse et le relevé de décision nécessiteront la plupart du temps le passage du style direct au style indirect, avec une reformulation souvent complète des propos échangés en phrases concises et précises.
Enfin, certaines erreurs récurrentes nous amènent à procéder à un bref rappel de quelques règles de grammaire et de conjuguaison de base.
1. Éliminer les marques de l'oralité
Effacer les petits mots de la langue parlée (onomatopées, interjections etc.)
Vous effacerez toutes les formes ou les marques orales : « bah », « bon », « hein », etc..
L’emploi du « on » à l’oral est courant, mais impropre à l’écrit, lorsque celui-ci désigne un groupe dénombrable auquel se réfère le locuteur.
Exemple : On pense dans l’équipe que cette mesure est négative. -> Nous pensons | Notre équipe pense que cette mesure est négative.
Il faut par contre conserver le « on » lorsque celui-ci désigne un sujet indéfini :
Exemple : On m’a donné ces chiffres.
Attention à l’emploi systématique souvent impropre à l’oral de la préposition « sur ». Lors de votre retranscription, lorsque son emploi n’est pas justifié linguistiquement, il vous faut trouver le terme adéquat.
> Idée de connaissance.
Exemple : Sur les parkings, je voudrais dire que (…) -> À propos / Au sujet
> Localisation géographique.
Exemple : Sur Paris(…) -> À
Outre les utilisations permettant de dater un événement, cette formule est à éviter à tout prix. Reformulez systématiquement : « Il existe (…) », « Il se trouve (…) ». Le plus simple est souvent de transformer le complément d’objet de la phrase orale en sujet de la phrase écrite.
Exemple 1 : Il y a un établissement de santé qui est très performant en la matière → Un établissement de santé est très performant en la matière
Exemple 2 : Il y a des personnes dans cette salle qui voient évidemment de quoi je veux parler. → Certaines personnes dans cette salle voient évidemment de quoi je veux parler.
Emploi de « c’est / ce sont »
Non seulement l’emploi de « c’est » relève d’un registre oral, mais il a, en outre, tendance à nettement alourdir le propos. Plusieurs solutions s’offrent à vous.
Exemple 1 : C’est le cas.→ Tel est le cas.
Exemple 2 : C’est la solution que nous devons adopter. → Nous devons adopter cette solution.
Exemple 3 : (…) et, au bout du compte, c’est toujours le consommateur qui paie. → (…) et, au bout du compte, le consommateur est toujours celui qui paie.
Attention à l’emploi souvent excessif à l’oral du verbe « faire » : essayez, même dans un rendu exhaustif, de trouver le verbe qui convient le mieux en fonction du sens, sinon la phrase devient incorrecte en français
Exemple 1 : faire un bilan -> établir un bilan
Exemple 2 : faire un plan -> tracer un plan
Exemple 3 : faire une étude -> réaliser une étude -> étudier
Exemple 4 : faire une analyse -> effectuer une analyse -> analyser
Exemple 5 : faire une consultation -> organiser une consultation -> consulter
Exemple 6 : faire un parallèle entre -> établir un parallèle entre
2. Corriger la syntaxe
Réorganiser la phrase
Toutes les phrases doivent respecter généralement la construction suivante : sujet > verbe > complément. Il vous faudra donc souvent reprendre quelque peu les propos, tout en restant extrêmement proche de la formulation orale.
Exemple 1 : D’ailleurs, pas possible, ce changement. Pas possible. Bah non. → Ce changement est impossible.
Exemple 2 : Et donc, la réunion de la prochaine fois, ce sera organisé à la mairie. → La prochaine réunion sera organisée à la mairie.
Exemple 3 : Et, être d’accord avec ça, impossible pour moi ! → Je ne peux pas être d’accord avec cela !
Selon le même principe, lorsque l’intervenant prononce une phrase trop complexe (composée souvent de nombreuses subordonnées), n’hésitez pas à la séparer en plusieurs phrases simples ou à la simplifier sans en changer le sens, de façon à la clarifier :
Exemple 1 : « Le programme local de l’habitat va bientôt être approuvé dans une nouvelle version et nous impose aussi de réfléchir et de reposer les termes de la production du logement à Paris, conformément d’ailleurs à l’orientation principale qui était contenue dans l’exposé des motifs qui lançaient en quelque sorte – même si c’est une procédure totalement informelle – la modification. »
→ « Le programme local de l’habitat va bientôt être approuvé dans une nouvelle version. Il nous impose de réfléchir sur la production du logement à Paris. Cette réflexion sera menée conformément à l’orientation principale contenue dans l’exposé des motifs qui lançaient la modification – même si cette procédure est totalement informelle. »
Exemple 2 : « Il est proposé d’étendre les linéaires de protection commerciale dans un dialogue qui s’analyse et qui se construit actuellement avec les arrondissements. »
→ « Il est proposé d’étendre les linéaires de protection commerciale dans le cadre d’un dialogue actuellement mené avec les arrondissements. »
Exemple 3 : « Nous découvrons les perspectives d’évolution du PLU, donc il va falloir que nous assimilions tout cela. »
→ « Nous découvrons les perspectives d’évolution du PLU que nous devrons assimiler. »
Corriger les tournures interrogatives
Les tournures interrogatives directes nécessitent, à l’écrit, une postposition du sujet par rapport au verbe, peu ou pas pratiquée à l’oral – niveau qui use souvent de locutions introductives du type : « Est-ce que (…) ? »
Exemple 1 : Les compromis ont été signés quand sur ces opérations ? -> Quand les compromis ont-ils été signés pour ces opérations ?
Exemple 2 : Est-ce que vous croyez qu’une telle chose est possible ? -> Croyez-vous qu’une telle chose soit possible ?
Exemple 3 : Quand est-ce que cette décision a été prise ? -> Quand cette décision a-t-elle été prise ?
Bannir les locutions et conjonctions placées en début de phrase
Nous vous demandons de bannir toutes les locutions et conjonctions placées en début de phrase : « Et », « Donc », « D’ailleurs », « Et puis », « Ensuite », « Maintenant », etc. Le premier mot doit être en règle général le sujet.
Exemple 1 : Donc, je voudrais (…) → Je voudrais donc (…)
Exemple 2 : Aussi, nous avions eu un audit en 2008. → Nous avions déjà eu un audit en 2008.
Exemple 3 : Aujourd’hui, elle porte ses fruits. → Elle porte aujourd’hui ses fruits.
Exemple 4 : Maintenant, nous avons une programmation (…) → Nous avons désormais une programmation (…)
Les énumérations
À la fin d’une énumération, n’oubliez pas de remplacer la dernière virgule par « et » :
Exemple 1 : (…) la possibilité de procéder à une évolution marginale de 10 % pour les hôtels, les bureaux et les commerces.
Exemple 2 : Nous comptons également favoriser la végétalisation en pied d’immeuble et en limite de voie publique.
1. Tournures personnelles
En style indirect, l’emploi des tournures personnelles de la première et la deuxième personne, à travers les pronoms personnels « je », « tu », « nous », « vous », ou les adjectifs possessifs, « mon/ma », « ton/ta », « notre », « votre » est, bien sûr, formellement banni.
Soyez extrêmement prudent(e) avec l’emploi des pronoms personnels de la troisième personne (singulier et pluriel). En effet, s’ils sont censés désigner le(s) locuteur(s), des confusions peuvent se produire dans la lecture. Soyez donc économe en la matière, et veillez toujours à ce que l’antécédent du pronom personnel soit clairement identifié, et suffisamment proche de ce dernier pour le désigner clairement.
2. Reprise de l’agent
Lorsque vous transcrivez en style indirect, il faut que vous introduisiez les phrases par la reprise de l’agent (« M. X explique que », « Elle rappelle que » etc.) lorsque celles-ci expriment une nouvelle idée du locuteur et à chaque nouveau paragraphe. Vous ne pouvez vous en passer que lorsque les phrases qui suivent sont dans la continuité de la première (suite d’un constat par exemple).
Exemple 1 : Sauf que M. MENARD ne fait pas partie de cette commission. → Elle rappelle que M. Menard ne fait pas partie de cette commission.
Exemple 2 : Toutefois, cette décision n’est pas très équitable pour le coup. → Cette décision ne lui semble toutefois pas équitable.
Exemple 3 : Arnaud était en ballotage la dernière fois. Il se retrouve encore coincé. → Elle indique qu’Arnaud était en ballotage la dernière fois et qu’il se retrouve à nouveau coincé.
3. Variété des verbes introductifs
Afin d’introduire l’agent, nous vous recommandons d’user de toutes les possibilités offertes par la langue française en la matière, sans vous contenter de « dire », « répondre » et « demander ».
Employez leurs nombreux synonymes, qui ont l’avantage de présenter des nuances exploitables :
Exemples : Admettre | Annoncer | Confirmer | Déclarer | Estimer | Expliquer | Exposer | Illustrer | Indiquer | Informer | Mentionner | Montrer | Noter | Porter à la connaissance | Préciser | Rappeler | Remarquer | S’étonner | Signaler | Souligner
Afin d’éviter toute mauvaise interprétation des intentions d’un participant, nous vous conseillons de prendre beaucoup de précaution avec les verbes impliquant un degré d’implication du locuteur trop important :
Exemples : Affirmer | Insister | Dénoncer | Prétendre | Révéler | Prouver | Réclamer | Rétorquer etc.
De plus, n’hésitez pas à passer par des tournures paraphrastiques, souvent plus légères, et qui permettent d’alterner les formulations :
Exemples : Selon M. X | d’après Mme Y | à ses yeux | de son point de vue
4. Formes interrogatives indirectes
Attention à la construction des formes interrogatives au style indirect :
Exemple 1 : La préfecture a conseillé aux parents de s’adresser à la Mairie : qu’est-ce qui est fait pour que la situation s’améliore ?
→ La préfecture a conseillé aux parents de s’adresser à la Mairie pour lui demander ce qui est entrepris pour améliorer la situation.
1. Distinction futur de l'indicatif / présent du conditionnel
Ne confondez pas ces deux temps, issus de deux modes différents, et qui, par conséquent, expriment deux valeurs différentes.
La plupart du temps, les intervenants, au cours des réunions, utilisent le futur de l’indicatif de la première personne du singulier :
Exemple : Je présenterai en premier lieu le bilan carbone de notre institution, puis vous dirai quelques mots des amendements à apporter à notre Agenda 21, aborderai ensuite la question du co-voiturage, et enfin passerai la parole à notre vice-présidente pour un développement sur les énergies vertes.
Le présent du conditionnel, source de confusion avec le futur de l’indicatif, est utilisé lorsque :
> le locuteur emploie un verbe appréciatif (souhait, désir, regret) :
Exemple 1 : Je voudrais insister (…)
Exemple 2 : Je souhaiterais revenir sur vos propos.
Exemple 3 : J’aimerais entendre ce que vous avez à nous dire.
> dans le cas d’une condition ou d’une supposition :
Exemple 1 : Si vous me demandiez mon avis, je vous le donnerais.
Exemple 2 : J’imagine que vous seriez très heureux si cela arrivait.
> pour marquer la politesse :
Exemple : Pourriez-vous parler moins fort s’il vous plait ?
2. Accord du participe passé avec l'emploi de l'auxiliaire avoir
Lorsque le verbe est conjugué à un temps composé, employé avec l’auxiliaire « avoir », le participe passé ne s’accorde pas, sauf avec son complément d’objet direct (COD), si celui-ci est placé avant l’auxiliaire avoir.
Exemple : Avez-vous réfléchi aux mesures que nous vous avons proposées ? Si oui, vous les avez certainement adoptées sans rechigner ; en effet, elles ont apporté, avant même d’être décidées, de nets progrès. »
Quelques erreurs relevées dans plusieurs travaux :
Exemple 1 : sachant d’avance que la dépense occasionnée ne vous aurait coutée que des miettes. -> coûté (COD placé après l’auxiliaire)
Exemple 2 : vous m’avez parlée de Carrefour. -> parlé (COI et non COD)
Exemple 3 : le salarié va s’asseoir sur les 8 heures de travail qu’il a effectué. -> effectuées (COD placé avant l’auxiliaire)
Exemple 4 : Le billets étaient très chers. Ce mois-ci, nous les avons données -> donnés (COD : les billets)
La connaissance et la maitrise des règles typographiques constituent des compétences essentielles à la fonction de rédacteur des débats. En effet, la clarté et la lisibilité d’un compte rendu sont très souvent remis en question par des erreurs typographiques qui non seulement heurtent la lecture du document, mais peuvent également remettre en question le sens d’un mot, d’une phrase ou d’une expression.
1. Règle générale
On compose avec une capitale initiale :
> Le mot qui commence une phrase ou une citation complète.
Exemple : Elle lui demanda : « Avez-vous trouvé ce livre ? »
> Les patronymes, les prénoms, les surnoms, les noms des peuples, les habitants des régions ou des agglomérations.
Exemples : Les Espagnols, les jeunes Alsaciens, les Grenoblois d’origine.
On compose avec une minuscule initiale :
> Le nom des langues.
Exemples : L’espagnol, le français, le russe, l’arabe.
> Les adjectifs qualificatifs.
Exemples : Les entreprises bretonnes, la langue italienne.
2. Majuscules des titres et institutions
De manière générale, l’emploi de la majuscule est limité en français.
> Pour les noms d’entités, dès lors qu’il s’agit d’une entité administrative ou institutionnelle unique qui est mentionnée, il faut employer la majuscule. Lorsque le nom désigne une unité géographique, démographique ou historique, il faut employer la minuscule.
Exemple : Le Département (= le Conseil départemental = l’administration) a décidé d’octroyer une prime aux habitants du département (= entité géographique).
> Dès lors qu’on emploie le pluriel, l’entité n’est plus « unique », le nom ne prendra donc plus de majuscule :
Exemple : Le Conseil départemental souhaite s’associer avec d’autres conseils départementaux.
> Lorsqu’il s’agit d’un nom composé, seul le premier mot prend une majuscule.
Exemples : Conseil régional, Mairie d’arrondissement, Cour des comptes, Éducation nationale, Banque européenne d’investissement etc.
> Les noms commerciaux prennent la majuscule.
Exemples : Danone, Windows, Apple, Word etc.
3. Majuscules des titres de civilité et des noms de famille
Pour les titres de civilité suivis d’un nom de famille, la règle est assez variable. Il vous faudra adopter l’usage en vigueur dans les précédents comptes rendus fournis. Par contre, une fois que vous avez adopté un usage, appliquez-le systématiquement.
Exemples : Monsieur Dupont ou monsieur Dupont, Madame Lecointre ou madame Lecointre.
Lorsque vous utilisez une abréviation (Mme / Mmes / M. / MM. / Mlle / Mlles), la majuscule est obligatoire.
Exemples : M. Dupont, Mme Lecointre
Lorsque le titre n’est pas suivi d’un nom de famille et que la personne interpelle une autre personne de l’auditoire ou bien souhaite marquer une forme de déférence, adoptez la majuscule.
Exemple : Je vous l’avais dit, Monsieur !
Les noms de famille sont composés normalement par une majuscule initiale suivie de caractères minuscules. Cependant, si les précédents comptes rendus utilisent systématiquement les majuscules, adoptez cet usage.
Exemples : Mme Lecointre ou Mme LECOINTRE.
1. Rappels
Le point
Les phrases se terminent par un point final, un point d’exclamation, un point d’interrogation ou des points de suspension.
La virgule
La virgule sépare les parties d’une proposition ou d’une phrase. Elle sépare les énumérations. Elle isole les mots mis en apostrophe.
On ne met pas de virgule avant une parenthèse, un tiret ou un crochet.
La virgule crée la mélodie de la phrase, articule les moments du propos, de l’argumentation, et constitue surtout une légère pause, une respiration physique et intellectuelle qui permet de percevoir le sens précis de la phrase. Il s’agit de la placer de manière pertinente.
Elle peut alors se retrouver devant « et », « ou » et « ni », si les membres liés de la coordination sont très longs ou le nécessitent.
Etc.
Le terme « etc. » prend toujours un point, même lorsque la phrase n’est pas terminée – indiquant ainsi qu’il s’agit d’une abréviation pour « et cetera / et cætera / et cœtera ».
Les listes et énumérations
Les éléments d’une liste qui forment des phrases sont introduits par une majuscule et terminés par un point.
La direction indique que le dernier outil informatique remplit de nombreuses fonctions :
- L’outil permet de centraliser les informations de manière efficace.
- La confidentialité est protégée par rapport à des outils comme Google Docs.
- L’outil permet une meilleure gestion des entretiens.
- Le système d’archivage est plus performant.
Les éléments de liste qui ne forment pas de phrases (S+V) mais les termes d’une énumération sont introduits pas une minuscule et séparés par un point-virgule, sauf le dernier terme qui se conclut par un point :
L’outil permet de mettre en lumière les statistiques suivantes :
- bilan de mobilité ;
- besoins de formation par métier ;
- classement des besoins de formation (tous les métiers confondus).
Les deux-points
Les points de suspension
Les parenthèses
Le tiret
Employé seul, le tiret signale chaque terme d’une énumération ou le changement d’interlocuteur dans un dialogue. Employés par paires, ils s’utilisent comme les parenthèses, mais pour apporter une précision de premier ordre. En fin de phrase, le second tiret est supprimé avant le point final.
Exemple 1 : Les 8 millions en plus dont nous avions parlé tout à l’heure sont « bouffés » – excusez-moi l’expression – par les contributions directes.
Exemple 2 : Les 8 millions en plus dont nous avions parlé tout à l’heure sont « bouffés » – excusez-moi l’expression.
2. Les guillemets
Les guillemets se présentent toujours sous la forme française suivante : « et ».
Attention, ils sont systématiquement suivis ou précédés d’une espace insécable.
Il existe plusieurs emplois pour les guillemets :
> Les propos rapportés.
Exemple 1 : Elle indique que le président lui avait posé la question suivante : « Pourriez-vous être plus claire sur (…) »
Exemple 2 : Le président lui avait parlé d’un problème « d’une extrême gravité »
> Les guillemets d’ironie s’emploient lorsque le locuteur emploie une expression « décalée » par rapport au contexte, et par rapport à l’usage normal.
Exemple 1 : Le principe de la diabolisation fait « flop ». Son principe de dramatisation va faire « pschitt ».
Exemple 2 : Les 8 millions de recettes en plus dont nous avions parlé tout à l’heure sont « bouffés ».
> Les noms de services administratifs. Vous devez employer les guillemets dès lors que les termes sont utilisés de manière « autonome » au sein de la phrase, sans lien syntaxique direct. Dans ce cas, vous avez le choix entre intégrer ces éléments dans la syntaxe ou les laisser tels quels, mais avec l’ajout de guillemets.
Exemple 1 : Un service « actionnariats et partenariats » | un service des actionnariats et des partenariats
Exemple 2 : Deux pôles sont identifiés : un pôle « dépenses » et un pôle « recettes » | un pôle des dépenses et un pôle des recettes.
1. Différence entre espace sécable (blanc) et espace insécable
Quand on écrit à l’aide d’un clavier, la touche servant à mettre un blanc entre les mots est appelée la barre d’espacement. Elle permet de taper une espace dite « sécable ».
Si on ne souhaite pas que deux éléments soient séparés en fin de ligne, on utilisera l’espace insécable (ici représentée par «_»).
Par exemple, quand on écrit « Luc a emprunté 8_€ à Stéphanie », on ne veut jamais que le chiffre 8 se retrouve seul à la fin d’une ligne et que le symbole € soit repoussé au début de la ligne suivante. On mettra donc une espace insécable entre les deux, pour les conserver sur une même ligne.
On obtient l’espace insécable en tapant simultanément les trois touches Ctrl+Maj+barre d’espacement sur un PC, ou Cmd+barre d’espacement sur un Mac.
2. Règles d'espacement
> Point et virgule sont suivis d’un blanc.
Accenderat super his incitatum. Constantina exultans ut in tuto.
Accenderat super his incitatum, constantina exultans ut in tuto.
> Point d’interrogation, point d’exclamation, point-virgule et deux-points sont suivis d’un blanc et précédés d’une espace insécable.
Accenderat super his incitatum_? Constantina exultans ut in tuto.
Accenderat super his incitatum_; constantina exultans ut in tuto.
Accenderat super his incitatum_: constantina exultans ut in tuto.
> Les guillemets ouvrants ou fermants sont, respectivement, précédés d’un blanc et suivi d’une espace insécable ( «_), et précédé d’une espace insécable et suivi d’un blanc (_» ).
Accenderat super his incitatum «_constantina_» muneratam vehiculoque inpositam.
> Les parenthèses ou crochets ouvrants sont précédés d’un blanc. Les parenthèses ou crochets fermants sont suivis d’un blanc.
Accenderat super his incitatum (constantina) muneratam vehiculoque inpositam.
Accenderat super his incitatum {constantina} muneratam vehiculoque inpositam.
> Les apostrophes et traits d’union ne sont ni précédés ni suivis de blanc.
Le procès-verbal.
L’attention.
> Le tiret est précédé et suivi d’un blanc.
Accenderat super his incitatum – constantina – muneratam vehiculoque inpositam.
> Les points de suspension sont suivis d’un blanc.
Accenderat super his incitatum… Constantina exultans ut in tuto.
Les symboles sont précédés d’une espace insécable
25_km, 3_cm, 12_m2, 90_km/h, 500_ml, 76 _kg, 454_g de beurre, taxe de 5_%, prix à 7_€
> Nombres et chiffres
Les milliers (« 1_000 », « 2_000 ») possèdent une espace insécable avant les «_000 ». Il en va de même pour « 10_000 », « 100_000 », « 1 000_000 », etc.
Mais cette règle ne s’applique pas pour l’écriture des dates. Ainsi, « l’an 2000 », et pas « l’An 2 000 ».
Attention, certains clients, lors de l’élaboration de la mise en page, pourront souhaiter apporter des modifications à ces codes. Par exemple « 1.000 » et non « 1 000 ». Observez les précédents comptes rendus et adoptez l’usage en vigueur.
1. Les termes en langues étrangères
Certains termes ou expressions issus de langues étrangères ou anciennes sont entrés dans le vocabulaire commun. Il faut les mettre en italique.
Exemples : A priori, le management, dura lex, sed lex, les Länder, etc.
Il en va de même pour les termes et expressions plus spécialisés ou plus récents. Il faut mettre en italique l’expression dans son entier, même lorsqu’elle inclut un terme français.
Exemples : Le back-office, le bureau sourcing, un business plan, etc.
2. Sigles et acronymes
Les sigles ou acronymes ne comportent ni séparations ni points : « EDF ».
Ils s’écrivent généralement en majuscules : « RATP », « SNCF », « PLU », « PADD », « IAURIF », etc.
3. Points cardinaux
4. Nombres ordinaux
On préférera les écrire en toutes lettres, mais parfois l’abréviation est nécessaire :
Exemples : premier, premiers, première, premières -> 1er, 1ers, 1re, 1res
Sont écrits en toutes lettres :
> les nombres inférieurs à 10.
Exemples : Ce document comprend trois parties | Il y a quatre ans et deux mois.
> les nombres employés comme substantifs.
Exemple : Entrer en sixième.
> les fractions d’heures suivant les mots « midi » et « minuit ».
Exemples : midi vingt, minuit dix-sept.
5. Sommes et unités de valeur
Selon les souhaits du client, les sommes d’argent peuvent s’écrire :
> en toutes lettres.
Exemple : Trois cent millions d’euros ont été dépensés l’année dernière sur ce poste.
> en chiffres et symboles.
Exemple : 300 M€ ont été dépensés l’année dernière sur ce poste.
Les unités de valeur peuvent être écrites :
> en toutes lettres.
Exemples : un kilogramme, quelques kilomètres, de nombreux hectares, kilowatts par heure ;
> en abréviation.
Exemples : 154 Kg, 3 476 Km, 25 KW/h/an, 27 ha.
6. Les symboles monétaires
> euros : €
> milliers d’euros : K€
> millions d’euros : M€
> milliards d’euros : Mds€ ou MM€