Le PV du CSE est un document précieux pour la vie de votre entreprise. Obéissant à des règles précises, sa rédaction est une mission délicate et sensible. Découvrez nos conseils et notre valeur ajoutée pour la rédaction de votre procès-verbal de CSE.
Le procès-verbal du CSE est un document obligatoire.
A compter du 1er janvier 2020, le comité social et économique (CSE) fusionne les instances représentatives du personnel (IRP) : délégués du personnel (DP) ; comité d’entreprise (CE) ; comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT). Cette fusion entraine de nombreux changements dans l’organisation de cette nouvelle instance de représentation du personnel.
Pour autant, l’obligation d’un compte-rendu demeure, comme le précise l’article L2315-34 du code du travail :
« Les délibérations du comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité (…) »
En savoir + sur le CSE, nouvelle instance représentative du personnel
Le 1er janvier 2020, le comité social et économique (CSE) fusionne les instances représentatives précédentes (DP, CE, CHSCT).
Menacom vous explique ce qui change et comment préparer sereinement votre prochain compte rendu CSE.
Le secrétaire du CSE a la charge du procès-verbal.
Comme le stipule l’article L2315-34 du code du travail, c’est le secrétaire du CSE qui est responsable de la rédaction du procès-verbal.
Attention, en aucun cas l’employeur ne peut participer à sa rédaction : l’arrêt N°01-14176 de la Cour de Cassation du 25 novembre 2003 le confirme.
Le code du travail vous autorise à confier la rédaction de votre PV CSE à un prestataire extérieur.
L’article L2315-27 du code du travail indique que : « l’employeur ou la délégation du personnel du comité social et économique peuvent décider du recours à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du comité social et économique. Lorsque cette décision émane du comité social et économique, l’employeur ne peut s’y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L. 2315-3 et qu’il présente comme telles. »
Il vous est donc permis de faire appel à un prestataire, aussi bien pour l’enregistrement que pour la rédaction de votre procès-verbal.
Évidemment, ce prestataire est soumis à un certain nombre d’obligations sur lesquelles nous reviendrons.
Comment faire valider le choix d'un prestataire par le CSE ?
Afin d’éviter tout contentieux, nous vous conseillons de faire valider le choix d’un prestataire par un vote en séance plénière.
Il vous faudra également inscrire dans le règlement intérieur du CSE les modalités de cette prestation ainsi que les obligations du prestataire.
Qui prend en charge les frais liés à cette prestation ?
Le CSE détermine les modalités de la prise en charge de ces frais. Le plus souvent, il les financera sur son propre budget de fonctionnement.
Lorsque c’est l’employeur qui décide de recourir à cette prestation, l’article L2315-27 du code du travail précise que : « sauf si un accord entre l’employeur et les membres élus du comité social et économique en dispose autrement, les frais liés à l’enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l’employeur. »
PV CSE : POURQUOI FAIRE APPEL À MENACOM ?
- vous vous assurez de respecter la loi ;
- vous déléguez cette mission délicate à un professionnel de la rédaction.
Les obligations légales
- les déclarations ;
- le résumé des délibérations ;
- la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.
Comment organiser votre procès-verbal de CSE ?
Dans les faits, il est d’usage d’adopter une organisation simple et lisible du PV de CSE reprenant dans l’ordre chronologique du déroulement de la réunion les éléments suivants :
- En titre : le nom, la date, le lieu du CSE ;
- La liste des présents/absents/excusés ;
- L'ordre du jour ;
- La liste des documents présentés et annexés ;
- Le compte rendu des débats reprenant un à un les différents points de l'ordre du jour, les déclarations et les délibérations ;
- Les signatures du président et du secrétaire du CSE avec mention de la date et du lieu de la réunion.
Comment rédiger le compte rendu des débats ?
En fonction du type de compte rendu choisi, nous vous conseillons d’organiser chaque point de l’ordre du jour de la manière suivante :
POINT N°X DE L’ORDRE DU JOUR : [Texte]
Rappel des propositions faites lors du précédent CSE
> Proposition n°1 : [Texte de la proposition]
> Proposition n°2 : [Texte de la proposition]
Déclaration(s) :
[Nom de l’intervenant] : [Texte de la déclaration]
[Nom de l’intervenant] : [Texte de la déclaration]
Délibération :
[Nom de l’intervenant] : [Contenu de l’intervention]
[Nom de l’intervenant] : [Contenu de l’intervention]
Résolution(s) :
[Texte de la résolution]
Vote :
La résolution est mise aux voix. X prennent part au vote ; X votent pour, X votent contre, X s’abstiennent.
> La résolution est adoptée/rejetée
Exemple / Modèle PV CSE (ODF)
Exemple / Modèle PV CSE (WORD)
Exemple / Modèle PV CSE (PDF)
Selon le code du travail, une synthèse des débats est suffisante.
Deux articles du code du travail précisent le contenu et la forme que doit prendre le procès-verbal du CSE :
L’article L2315-34 du code du travail indique que : « Les déclarations sont consignées dans le procès-verbal. »
L’article D2315-26 du code du travail est plus précis et stipule que : « à défaut d’accord, le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion. »
Par conséquent, du point de vue légal, le procès-verbal doit à minima être une synthèse des débats reprenant les principales déclarations, en particulier les réponses de l’employeur aux demandes du CSE.
Mais en cas de contentieux, mieux vaut un document exhaustif.
Comme l’explique le site www.cse-guide.fr, le PV du CSE n’a pas de valeur particulière devant les juridictions pénales. Devant les juridictions civiles, au contraire, le juge devra en tenir compte.
Dès lors, procéder à l’enregistrement de la séance du CSE et établir une transcription intégrale ou un compte rendu corrigé des débats semble être la solution de prudence à adopter. En effet, en cas de litige, la nature exacte des propos échangés, des faits rapportés, des contestations formulées ou des noms de personnes cités pourra ainsi être établie.
Quel format de choisir doit-on choisir ?
Si vous ne devez retenir qu’un seul format de document, nous vous conseillons donc de choisir le document le plus exhaustif possible, qui vous permettra de vous prémunir contre tout litige. Néanmoins, vous devrez alors prendre garde à respecter les principes de confidentialité et de discrétion si vous diffusez ce document auprès des salariés de votre entreprise. De plus, un document trop long peut s’avérer parfois indigeste dans le cadre d’une communication interne efficace.
- une synthèse des débats claire et lisible, destinée à être diffusée en dehors du CSE ;
- une transcription intégrale ou un compte rendu corrigé, destiné aux membres du CSE et à vos archives.
Combien de temps pour le rédiger ?
Rédiger, c’est un métier ! La rédaction d’un procès-verbal peut s’avérer longue et fastidieuse… surtout si l’on n’aime pas vraiment rédiger ou si l’on n’en a pas l’habitude.
Un rédacteur professionnel travaillera en moyenne 5 à 10h pour retranscrire 1 h d’enregistrement, selon la densité des échanges et le type de compte rendu demandé. Un rédacteur occasionnel mettra jusqu’à 2 fois plus de temps pour le même travail. Soit pas loin d’une semaine pour une réunion de 4h !
PV CSE : POURQUOI FAIRE APPEL À MENACOM ?
- vous économisez votre temps pour d'autres missions plus importantes ;
- vous disposez de documents irréprochables, adaptés à vos destinataires.
Un document neutre et impartial
Le rédacteur du procès-verbal du CSE se doit de rendre compte fidèlement et avec impartialité des propos échangés et des faits rapportés. Toute parole ou information déformée lors de sa transcription mettrait à mal la sincérité et par conséquent la valeur du procès-verbal et engagerait la responsabilité du secrétaire du CSE.
Le rédacteur du procès-verbal est tenu à une obligation de confidentialité et de discrétion.
L’article L2315-3 du code du travail précise les obligations en matière de discrétion et de confidentialité des membres du CSE :
« Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique sont tenus au secret professionnel pour toutes les questions relatives aux procédés de fabrication.
Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l’employeur. »
Ces obligations incombent également au prestataire extérieur. L’article L2315-27 du code du travail indique ainsi que :
« Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité social et économique. »
PV CSE : POURQUOI FAIRE APPEL À MENACOM ?
- vous renforcez la valeur de votre PV de CSE en garantissant sa neutralité ;
- vous évitez tout litige et contestation futurs ;
- vous bénéficiez de clauses de confidentialité strictes et étendues dans le temps.
Le CSE fixe le délai de transmission du PV aux membres et à l'employeur. Par défaut, ce délai est de 15 jours.
L’article R2315-25 du code du travail précise le délai commun et les modalités de remise du PV :
« A défaut d’accord prévu au premier alinéa de l’article L. 2315-34, les délibérations du comité social et économique sont consignées dans des procès-verbaux établis par le secrétaire dans un délai de quinze jours et communiqués à l’employeur et aux membres du comité. »
Comme le précise l’article D2315-26 de ce même code, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai, le procès-verbal du CSE doit être remis avant cette réunion.
En cas de licenciement économique, le délai est ramené à 3 jours voire 1 jour.
L’article D2315-26 du code du travail précise les délais de remise du PV en cas de licenciement économique de dix salariés ou plus dans une même période de 30 jours :
« Dans le cadre de la consultation prévue à l’article L. 1233-30, le procès-verbal est établi et transmis à l’employeur par le secrétaire du comité dans un délai de trois jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de trois jours, avant cette réunion. Lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d’un jour.»
Une fois transmis aux membres du CSE, le procès-verbal doit être validé lors de la réunion suivante du CSE.
Une fois le procès-verbal communiqué aux membres du CSE et à l’employeur, ceux-ci peuvent émettre des remarques sur son contenu. S’ils jugent que leurs propos ont été mal retranscrits, ils peuvent demander à ce que ceux-ci soient corrigés. S’ils constatent un oubli ou une erreur, ils peuvent également exiger que le compte rendu soit revu. Il est donc primordial pour le secrétaire du CSE que le procès-verbal soit transmis à temps aux membres du CSE, afin de leur laisser le temps d’en prendre connaissance et de noter leurs remarques éventuelles.
Lors de la réunion suivante du CSE, le procès-verbal est approuvé puis adopté, généralement en début de séance. Son adoption est consignée dans le procès-verbal de cette réunion.
Une fois le PV adopté, il peut être diffusé auprès des salariés de l'entreprise.
L’article L2315-35 du code du travail indique en effet que : « Le procès-verbal des réunions du comité social et économique peut, après avoir été adopté, être affiché ou diffusé dans l’entreprise par le secrétaire du comité, selon des modalités précisées par le règlement intérieur du comité. »
Diffuser un document bien formaté auprès du personnel de votre entreprise permet de faire connaître les activités et le rôle de votre CSE et de renforcer la légitimité de votre action. Dans ce cas, comme nous vous l’indiquions plus haut, il peut être pertinent de produire un compte rendu plus synthétique que le procès-verbal. Cette synthèse pourra être lue plus facilement et plus rapidement par vos collègues qu’un procès-verbal exhaustif. Pour autant, même en ne retranscrivant que les principaux échanges de vos débats, les salariés pourront être tenus informés des points d’accord et de désaccord entre les représentants du personnel et la direction, ce que ne permet pas la diffusion d’un simple relevé de décisions.
PV CSE : POURQUOI FAIRE APPEL À MENACOM ?