Découvrez tous les aspects essentiels à connaître sur le PV du conseil municipal, de sa rédaction à sa diffusion
Le conseil municipal exerce un certain nombre d’attributions, à commencer par la gestion des affaires communales. Cet organe se réunit au moins une fois par trimestre, sur convocation du maire. Le procès-verbal consigne les délibérations, décisions et résolutions prises lors de la séance du conseil. Ainsi, ce document officiel joue un rôle essentiel dans la transparence et la traçabilité des actions de l’assemblée. Dans cet article, Menacom fait le point sur le PV du conseil municipal.
Rédaction du PV conseil municipal : secrétaire de séance
La tâche de rédiger le procès-verbal du conseil municipal revient au secrétaire de séance, nommé au début de chaque réunion. Cette désignation constitue le premier point soumis à l’ordre du jour. Le secrétaire est désigné pour la durée de la séance et, après la réunion, il a la responsabilité de produire le PV. Le conseil peut nommer plusieurs de ses membres pour assurer les fonctions de secrétaire. Des auxiliaires extérieurs au conseil peuvent même être adjoints au(x) secrétaire(s). Bien que ces auxiliaires assistent à la séance, ils ne prennent pas part aux délibérations.
Externalisation de la rédaction du document
Il faut savoir que la production du procès-verbal du conseil municipal constitue une tâche qui peut s’avérer extrêmement chronophage. En effet, la précision et la rigueur requises pour consigner fidèlement les débats et les décisions prises nécessitent une attention soutenue et un temps considérable. Face à cette situation, il est tout à fait envisageable de confier la rédaction à un prestataire externe spécialisé dans la rédaction de procès-verbaux de réunions professionnelles.
Les mentions essentielles
Il n’existe aucune règle imposant la forme que doit prendre le PV du conseil municipal. Cependant, l’article L. 2121-12 du CGCT définit les mentions essentielles qui doivent figurer dans le document :
la date et l’heure de la réunion ;
le nom du président ;
les noms des conseillers présents ;
les noms des conseillers ayant donné procuration ;
le nom du secrétaire de séance ;
le quorum ;
l’ordre du jour de la réunion ;
les délibérations adoptées ;
les rapports pour lesquels les délibérations ont été adoptées ;
les demandes de scrutin particulier ;
les résultats des scrutins avec, pour les scrutins publics, le nom des votants et le sens de leur vote ;
la teneur des échanges au cours de la réunion.
Les éléments supplémentaires
Bien évidemment, il est possible d’intégrer d’autres éléments supplémentaires dans le procès-verbal, selon les besoins et les préférences du conseil municipal. Il peut s’agir du logo de la commune concernée, de tableaux illustrant des données pertinentes, etc. Le plus important est d’avoir une trace écrite des échanges et des décisions prises lors de la séance de l’assemblée.
Entre PV exhaustif et PV synthétique
La loi ne fait état d’aucune mention spécifique quant au format à privilégier pour le PV du conseil municipal. La question se pose donc : faut-il choisir un format exhaustif ou un format synthétique ? Il est primordial d’opter pour un format capable de répondre aux besoins d’information de toutes les parties prenantes, à commencer par :
le public ;
le préfet en charge du contrôle de légalité sur les décisions prises par le conseil municipal ;
le juge administratif en cas de contestation.
Ainsi, afin d’éviter tout litige et toute éventuelle contestation du document, nous vous recommandons d’opter pour le format le plus exhaustif possible.
Possibilité d’établir deux versions du procès-verbal
Pour satisfaire les différents besoins d’information, il est courant de produire deux versions distinctes du document. La première version est une synthèse des débats, destinée à être diffusée auprès des citoyens. Elle offre une vue d’ensemble claire et concise des points principaux abordés et des décisions prises, facilitant la compréhension pour le grand public.
La deuxième version est un document exhaustif, destiné aux membres du conseil, au préfet et aux archives. Cette version inclut une documentation complète des discussions, décisions et délibérations, ainsi que des contributions individuelles des membres. Ce niveau de détail est crucial pour garantir que toutes les parties intéressées disposent d’une trace précise des activités du conseil.
Deux options possibles pour le procès-verbal exhaustif
Pour la version exhaustive du PV du conseil municipal, deux options principales s’offrent à vous :
la transcription intégrale, avec une retranscription fidèle et mot pour mot des échanges ;
le compte rendu corrigé, avec un retraitement du discours oral en langue écrite correcte et lisible, tout en restant parfaitement fidèle au sens des débats.
Après la séance, le secrétaire a pour rôle de rédiger le procès-verbal, en consignant dans le document les affaires débattues et les décisions prises lors de la réunion. Le PV fait ensuite l’objet d’une approbation lors de la réunion suivante. Cette adoption par les conseillers municipaux présents a lieu au début de la réunion, juste après la désignation du secrétaire. Chacun est libre de formuler des observations et des remarques sur le contenu du document. Cela peut d’ailleurs donner lieu à des modifications ou à des ajustements, d’où l’importance d’une rédaction rigoureuse du procès-verbal. Dès lors que les membres sont d’accord avec le contenu, l’approbation peut avoir lieu. Une fois le document arrêté, le maire et le(s) secrétaire(s) procèdent à sa signature.
Modalités de diffusion
Il faut diffuser le PV du conseil municipal dans la semaine qui suit son approbation. Dès lors que la commune dispose d’un site internet dédié, le document doit y être publié sous forme électronique de manière permanente et gratuite. La commune doit aussi mettre un exemplaire papier à la disposition du public. Quant à l’exemplaire original du PV, qu’il soit sur papier ou numérique, il est obligatoire de le conserver dans des conditions permettant d’en garantir la pérennité.
Pourquoi diffuser le procès-verbal du conseil municipal ?
En diffusant le procès-verbal en mairie ou en ligne, la commune rend ses actions et décisions accessibles à tous les citoyens. Cette diffusion permet donc à chacun de prendre connaissance des décisions et délibérations du conseil municipal. L’article L. 2141-1 du CGCT considère justement comme un principe essentiel à la démocratie locale, le droit des habitants de la commune à être informés des affaires municipales et à être consultés sur les décisions les concernant. De plus, l’article L. 2121-26 du CGCT précise que toute personne physique ou morale a le droit de demander la communication d’un certain nombre de documents, dont les PV du conseil municipal.
Tout comme le conseil municipal, le conseil départemental et le conseil régional sont des assemblées délibérantes des collectivités territoriales. Tandis que le conseil départemental gère les affaires du département, le conseil régional gère celles de la région. Les différents principes de rédaction, d’approbation et de diffusion du PV du conseil municipal sont aussi valables pour les PV du conseil départemental et du conseil régional, sauf que ces principes s’appliquent à l’échelle respective de leur territoire (département ou région). L’article L. 3121-13 du CGCT et l’article L. 4132-12 du CGCT encadrent précisément les PV du conseil départemental et du conseil régional.
POURQUOI FAIRE APPEL À MENACOM POUR LA RÉDACTION DE VOS PV CONSEIL MUNICIPAL ?
- Vous bénéficiez de l’expertise de Menacom en termes de retranscription des débats.
- Vous vous assurez de la conformité de votre procès-verbal par rapport à l’ensemble des dispositions légales.
- Vous bénéficiez d’un PV conforme à vos besoins, tant sur le fond que sur la forme.