Dans cet article, Menacom vous offre une explication détaillée en ce qui concerne la convocation du conseil municipal.
En tant qu’assemblée délibérante des collectivités territoriales, le conseil municipal se réunit et délibère régulièrement afin de pouvoir assurer ses attributions. Le principal rôle du conseil est bien évidemment de gérer les affaires communales. Cependant, aucune séance ne peut se tenir sans qu’une convocation ait été adressée au préalable aux membres de l’assemblée. Nous vous présentons donc tous les points essentiels à connaître sur la convocation du conseil municipal.
Réglementations et fréquence des réunions
Le conseil municipal se réunit au moins une fois par trimestre, sur convocation du maire, mais la fréquence des réunions peut être plus importante. L’article L. 2121-9 du CGCT autorise le maire à convoquer l’assemblée autant de fois qu’il le juge nécessaire. Généralement, la convocation doit précéder toute délibération soumise au vote. Ainsi, une délibération est jugée illégale si l’assemblée l’a adoptée sans qu’aucune convocation n’ait été envoyée à ses membres.
Quelques cas particuliers conduisent à une nouvelle convocation :
changement de date, d’heure ou de lieu de réunion portant sur la convocation ;
convocation à des séances successives ;
convocation après la levée d’une séance.
Si, après une première convocation, le quorum n’est pas atteint, l’assemblée est convoquée à nouveau, à trois jours au moins d’intervalle. Lors de cette seconde séance, plus aucune condition de quorum ne s’applique et le conseil peut valablement délibérer.
Quand l’envoi de la convocation n’est-il pas obligatoire ?
L’obligation de convocation ne s’impose pas dans trois situations bien spécifiques :
lors des séances préparatoires du conseil municipal ;
en cas de modification mineure de l’heure de réunion ;
lors d’une suspension de séance.
Convocation du conseil municipal : rôle du maire
Conformément à l’article L. 2121-10 du CGCT, il appartient au maire de convoquer l’assemblée délibérante. En cas d’absence, de suspension, de révocation ou de tout autre empêchement du maire, un adjoint le remplace et assure toutes ses fonctions, y compris la convocation du conseil.
Possibilité de convoquer le conseil sur demande
Il faut savoir que la convocation du conseil municipal peut se faire sur demande. D’un côté, dans les communes de 1 000 habitants et plus, la demande peut venir soit du représentant de l’État au sein du département, soit d’au moins le tiers des membres du conseil en exercice. Et d’un autre, dans les communes de moins de 1 000 habitants, le conseil peut être convoqué à la demande de la majorité de ses membres. Il s’agit d’une demande motivée et deux éléments principaux doivent y figurer :
l’objet sur lequel l’assemblée devrait délibérer ;
les raisons pour lesquelles il est opportun de délibérer sur cet objet.
Dans les 30 jours suivant la réception de la demande, le maire a l’obligation de convoquer le conseil municipal, même s’il n’est pas d’accord avec les motifs de la demande.
Modalités d’envoi et contenu de la convocation
L’envoi de la convocation du conseil municipal se fait par voie dématérialisée. Par contre, si les conseillers municipaux en font la demande, elle peut être adressée par écrit à leur domicile ou à une autre adresse de leur choix. La convocation doit mentionner précisément le lieu, l’heure et la date de la réunion. De plus, la loi impose que les questions portées à l’ordre du jour figurent aussi dans la convocation. Seul le maire se charge de l’établissement de l’ordre du jour.
Demande d’inscription d’un point à l’ordre du jour
Pour l’inscription d’un sujet à l’ordre du jour, la demande doit être formulée par écrit au maire avant l’envoi de la convocation. Le maire décide seul de la possibilité d’inscrire le point demandé par un conseiller municipal. En cas de refus du maire, il doit justifier sa décision, laquelle peut, le cas échéant, être soumise au contrôle du juge administratif. Après l’ouverture de la séance, seul le maire a le pouvoir de soumettre de nouveaux sujets à discussion en cours de réunion. Il peut aussi faire délibérer le conseil sur des documents ou faits postérieurs à l’envoi de la convocation, à condition qu’ils soient en lien avec l’ordre du jour.
Cas particulier pour les communes de 3 500 habitants et plus
En plus des éléments déjà mentionnés, l’article L2121-12 du CGCT stipule que dans les communes de 3 500 habitants et plus, il faut joindre à la convocation une note explicative de synthèse sur les affaires soumises à délibération. L’absence de cette note représente une irrégularité, sauf si le maire a transmis, en même temps que la convocation, des documents permettant aux conseillers municipaux d’avoir une information conforme aux exigences de l’article L2121-12 du CGCT.
Le délai normal de la convocation du conseil municipal
Le délai de convocation dépend du nombre d’habitants au sein de la commune. D’une part, dans les communes de moins de 3 500 habitants, il faut communiquer la convocation au moins trois jours francs avant la réunion. Et d’une autre, le délai est de cinq jours francs avant la réunion pour les communes de 3 500 habitants et plus. Aussi, il faut savoir que le délai court à compter de la date d’envoi de la convocation et non de la date de sa réception. Par ailleurs, le non-respect du délai légal de transmission de la convocation entache d’illégalité toute délibération adoptée.
Le délai d’urgence
En cas d’urgence, le maire peut prendre la décision de réduire le délai de convocation, sans toutefois le fixer à moins d’un jour franc. L’urgence est caractérisée lorsqu’il est nécessaire, dans l’intérêt d’une bonne administration de la commune, de délibérer sur une question dans un délai rapproché. Dès l’ouverture de la séance ainsi convoquée, le maire rend compte de sa décision d’abréger le délai, en énonçant les raisons qui la justifient. L’assemblée délibérante se prononce alors sur l’urgence : elle l’approuve ou non. En cas de désapprobation, elle peut décider de reporter tout ou partie de la discussion à l’ordre du jour d’une séance ultérieure. D’ailleurs, il est possible de saisir le tribunal administratif pour contrôler l’urgence. S’il juge que l’urgence n’est pas fondée, la convocation est considérée comme irrégulière et la délibération devient illégale.
Mention au registre des délibérations
En application de l’article L. 2121-10 du CGCT, il est obligatoire de mentionner la convocation du conseil municipal au registre des délibérations. Il faut savoir qu’un certain nombre d’éléments doivent également figurer dans ce registre, tels que les délibérations du maire et les questions abordées durant une séance à huis clos. Les PV conseil municipal et le registre des délibérations permettent notamment de prouver le contenu et la régularité des décisions prises par l’assemblée délibérante. Cliquez ici pour en savoir davantage sur le procès-verbal du conseil municipal.
Affichage ou publication de la convocation du conseil municipal
Outre l’obligation de mention au registre des délibérations, la convocation du conseil municipal doit également être affichée ou publiée. L’absence de publicité n’est pas automatiquement sanctionnable, mais elle peut l’être selon les circonstances de chaque cas. En principe, l’absence de publicité ne rend la délibération irrégulière que lorsque l’un des cas suivants se présente :
le maire a intentionnellement enfreint les règles de publicité ;
cette absence de publicité a eu une influence sur les décisions du conseil municipal.
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