Dans cet article, Menacom vous explique tout ce que vous devez savoir sur l’organisation d’une réunion CSE en visioconférence.
L’évolution des technologies de l’information et de la communication a transformé les pratiques de travail et de collaboration au sein des entreprises, y compris au sein des comités sociaux et économiques. L’une des évolutions notables concerne le recours à la visioconférence. Cette pratique, qui s’est largement développée durant la crise sanitaire liée à la pandémie de Covid-19, a prouvé sa pertinence et continue de s’adapter à diverses circonstances. Nous vous présentons donc plusieurs points essentiels à connaître sur l’organisation d’une réunion CSE en visio.
Avec accord entre l’employeur et les membres du CSE
Conformément à l’article L. 2315-4 du Code du travail, l’employeur et les membres du CSE peuvent, par accord, décider de recourir à la visioconférence. Dans ce cas, il n’existe aucun nombre maximal de réunions à distance. L’instance peut se réunir par visio autant de fois que la situation le demande. L’accord peut par exemple prévoir que toutes les réunions se tiendront en distanciel. Toutefois, il reste pertinent de conserver des réunions en présentiel pour assurer une dynamique de travail efficace au sein du CSE. À travers l’accord, l’instance a toute la latitude pour convenir d’un nombre limite de réunions à distance. Les parties à l’accord définissent librement son contenu. D’ailleurs, la négociation peut avoir lieu à tout moment et être initiée à la demande des élus.
Réunion CSE visio : sans accord
En l’absence d’accord entre l’employeur et les membres du CSE, le comité a toujours la possibilité de recourir à la visioconférence, mais cela reste limité à trois réunions par année civile. En d’autres termes, l’employeur, qui est le président de l’instance, peut imposer la tenue de réunions à distance, trois fois par an. Ce recours à la visioconférence n’a pas à faire l’objet d’un accord, mais d’une information du comité. Par ailleurs, il faut savoir que la décision de faire appel à la visioconférence peut également venir de l’inspecteur du travail. Cela survient en cas de défaillance du président du CSE et à la demande d’au moins la moitié des membres de l’instance.
Les réunions du CSE en présentiel sont souvent privilégiées aux réunions en distanciel, ne serait-ce que pour la qualité des échanges et de la communication. Il est tout à fait légitime que certains comités ne soient pas favorables au principe de la visioconférence et n’y aient recours que lorsqu’aucune autre option n’est possible. En ce sens, le CSE a le droit de refuser le recours à la visioconférence, mais à une seule condition : l’employeur a déjà exigé trois réunions à distance dans l’année civile. Toutefois, s’il existe un accord conclu entre l’employeur et les membres de l’instance concernant l’organisation des réunions à distance, il convient d’en respecter les modalités.
La loi encadre le dispositif à utiliser pour les réunions à distance du CSE. En application de l’article D. 2315-1 du Code du travail, le dispositif technique utilisé doit permettre de :
identifier clairement les membres de l’instance ;
garantir la participation effective des membres ;
assurer une retransmission continue et simultanée de l’image et du son.
De ce fait, il est recommandé de choisir au préalable l’outil qui répond à ces dispositions et aux besoins de l’instance. Les plateformes les plus connues incluent Google Meet, Microsoft Teams, Zoom, etc. Il faut savoir par ailleurs que pour les représentants du personnel qui ne sont pas à l’aise avec les techniques et outils de visioconférence, une formation peut être nécessaire.
Lorsque le CSE procède à un vote à bulletin secret lors d’une réunion à distance, le dispositif de vote doit empêcher toute possibilité de relier l’identité de l’électeur à son vote. En cas de vote électronique, le système choisi doit protéger la confidentialité des éléments transmis et sécuriser :
l’envoi des moyens d’authentification ;
l’émargement ;
l’enregistrement ;
le dépouillement des votes.
Cette procédure comprend deux étapes importantes. D’abord, avant d’engager les délibérations, il est primordial de s’assurer que tous les membres de l’instance disposent des moyens techniques requis. Ensuite, il faut que le vote se déroule de manière simultanée. Cela signifie que, dès l’ouverture des opérations de vote, chaque participant doit disposer du même délai pour voter.
Se rassembler facilement
Plusieurs circonstances peuvent amener le comité social et économique à organiser des réunions en distanciel. Tout d’abord, cette pratique permet de rassembler facilement les membres du CSE, surtout lorsqu’ils sont répartis sur différents sites géographiques. Cela réduit les contraintes de déplacement, ce qui facilite la participation de tous les représentants à la réunion.
Réaliser des économies
En optant pour le format à distance, l’instance peut réaliser des économies, particulièrement lorsque les membres sont géographiquement éloignés les uns des autres. En effet, cela évite les coûts liés aux déplacements, à la location de salles, ou aux frais de restauration.
Réunion CSE en visioconférence : se réunir en urgence
Lorsqu’un point nécessite une attention immédiate, la visioconférence offre une solution rapide et efficace. Cela est utile lorsqu’il faut prendre une décision cruciale pour répondre à une situation imprévue. Cela peut concerner un changement soudain dans les conditions de travail, un problème de sécurité, etc. Par ailleurs, si l’ordre du jour ne comporte qu’un seul point à traiter, la visioconférence constitue une option avantageuse. Comme la réunion est souvent courte pour le traitement d’un seul sujet, les membres peuvent se réunir rapidement sans avoir à se déplacer.
Pratique en cas de restrictions sanitaires
En période de pandémie ou dans des contextes où les restrictions sanitaires sont nécessaires, la visioconférence garantit le maintien des réunions régulières, sans compromettre la santé ni la sécurité des participants. Cela a été particulièrement le cas durant la pandémie de Covid-19.
Selon les circonstances, le comité peut décider d’organiser des séances hybrides, c’est-à-dire avec des participants en présentiel et des participants en distanciel. Il est possible de prévoir cette disposition dans les modalités de l’accord, conclu entre l’employeur et les membres du CSE, sur l’organisation des réunions par visioconférence. À noter que les réunions mixtes conduisent parfois à une différence de traitement entre les participants présents physiquement et ceux présents à distance. Il est donc essentiel de mettre en place des règles claires pour que tout le monde puisse intervenir de manière équitable. Toutefois, qu’il s’agisse d’une réunion en présentiel, en distanciel ou hybride, il est obligatoire d’établir un procès-verbal CSE après chaque séance, en vertu de l’article L. 2315-34 du Code du travail. D’ailleurs, le PV et le compte rendu sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cliquez ici pour comprendre la différence entre PV et compte rendu du CSE.
Des problèmes techniques aux interactions limitées
Les réunions CSE en distanciel, malgré leurs avantages en termes de flexibilité et d’efficacité, comportent également des limites. D’abord, la visioconférence réduit les interactions en face à face, ce qui peut affecter la communication non verbale, la cohésion d’équipe et la dynamique de groupe. Aussi, la mauvaise qualité de la connexion Internet, les problèmes de son ou d’image, les déconnexions soudaines, et d’autres bugs peuvent créer de la frustration et faire perdre du temps.
En outre, il est souvent plus difficile de gérer les interruptions, les temps de parole et de s’assurer que chacun ait l’opportunité de s’exprimer. Cela limite l’efficacité de la prise de décision collective et rend les échanges moins fluides. D’ailleurs, la visioconférence constitue un terrain potentiel de malentendus et de conflits, avec notamment l’absence de communication non verbale complète (langage corporel, gestes, etc.) et les problèmes techniques tels que des décalages audio.
Comment faire face aux limites d’une réunion CSE en visio ?
Face aux limites d’une visioconférence, il est crucial de définir des stratégies efficaces pour que la réunion soit la plus productive possible. Par exemple, l’organisation d’un tour de paroles s’avère nécessaire pour éviter la cacophonie et la confusion. Une préparation logistique adéquate est aussi importante pour prévenir les conflits entre les membres durant la réunion. Cela comprend notamment un choix judicieux de la plateforme de visioconférence et une connexion stable.
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