Ordre du jour CSE : de la rédaction à l’envoi, maitrisez chaque aspect du document pour garantir des réunions productives et efficaces.
La réunion du comité social et économique représente l’occasion pour l’employeur et les représentants du personnel de discuter de sujets qui concernent l’entreprise et ses salariés. Pour assurer la pertinence, l’efficacité et la cohérence des échanges, un élément est indispensable : l’ordre du jour CSE. Ce document définit et structure les points qui seront abordés, ce qui garantit la bonne gestion du temps ainsi que le bon déroulement de la réunion. Dans cet article, Menacom vous explique tout ce que vous devez savoir sur l’ordre du jour du comité.
Quand l'ordre du jour est-il obligatoire ?
Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’ordre du jour n’est pas obligatoire. En termes de démarche, l’employeur convoque les membres de la délégation du personnel à une date donnée. Ceux-ci doivent remettre à l’employeur une note qui expose l’objet des demandes présentées, au moins 2 jours ouvrables avant la réunion. Cette note sert à déterminer les points à traiter en réunion.
L’obligation d’établir l’ordre du jour s’impose dans les entreprises de plus de 50 salariés. Cela concerne aussi bien les réunions ordinaires que les réunions extraordinaires. L’article L. 2315-29 du Code du travail prévoit que le président du CSE (l’employeur ou son représentant) et le secrétaire du CSE établissent conjointement l’ordre du jour. Aucune des deux parties n’a le droit de fixer de manière unilatérale l’ordre du jour CSE. C’est un exercice de concertation où chaque partie propose des points à traiter. Le secrétaire a la possibilité de négocier avec l’employeur les points que lui et les membres du CSE souhaitent inscrire à l’ordre du jour.
Comment peut-on inscrire un point à l'ordre du jour ?
Un membre du CSE ou un représentant syndical au CSE peut formuler une demande auprès du secrétaire ou du président pour l’inscription d’une question à l’ordre du jour. En cas de refus de la demande par l’un ou l’autre, le demandeur ne peut cependant pas exiger l’inscription de la question. Quant à l’ordre du jour de la réunion extraordinaire, il doit comporter les questions jointes à la demande de réunion extraordinaire. Quoi qu’il en soit, il est essentiel de formuler de manière claire et précise les points à l’ordre du jour, ne serait-ce que pour faciliter la rédaction du compte rendu CSE.
Le président du CSE peut, de plein droit, inscrire à l’ordre du jour les consultations rendues obligatoires par disposition réglementaire, par disposition législative ou par accord collectif de travail. Selon la jurisprudence, cette exception ne dispense toutefois pas l’employeur qui souhaite mettre une question à l’ordre du jour de la soumettre préalablement au secrétaire.
La mention « questions diverses » peut légalement être insérée à la fin du document. Elle est réservée uniquement à des questions annexes de moindre importance. Il ne faut en aucun cas utiliser cette rubrique pour discuter de points importants non mentionnés à l’ordre du jour (projets, décisions, etc.), ou de questions ayant pour conséquence d’engager le comité.
Modification
Tant que l’échange entre le président et le secrétaire n’est pas terminé, on peut modifier l’ordre du jour. Cela se produit notamment lorsqu’au final, un sujet n’est pas suffisamment abouti pour l’information ou la consultation de l’instance. En principe, la modification du document n’est plus possible après sa signature par les deux parties. Il est donc crucial d’apporter le plus grand soin à la rédaction de l’ordre du jour afin de ne pas oublier d’indiquer des points importants à traiter.
L'ordre du jour de votre première réunion CSE
Après l’élection des membres du CSE, la première réunion doit être organisée le plus tôt possible. Comme le secrétaire n’est pas encore désigné parmi les membres élus, l’employeur est, exceptionnellement, chargé de fixer l’ordre du jour. En règle générale, l’ordre du jour de la première réunion CSE tourne autour des points suivants :
La désignation du secrétaire du comité ;
La désignation du trésorier du CSE ;
Les informations sur l’entreprise ;
Le fonctionnement du CSE ;
La constitution des commissions : commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT), commission de formation, commission de l’égalité professionnelle, etc.
Le président du CSE ne se charge de l’établissement de l’ordre du jour CSE que pour la première réunion. Pour les réunions suivantes, la responsabilité incombe au président et au secrétaire. Quant à la rédaction du PV CSE de la première réunion, la tâche revient au secrétaire fraichement désigné.
Pour en savoir davantage sur le procès-verbal du comité social et économique, cliquez ici.
Que doit-il contenir ?
Le contenu de l’ordre du jour dépend de la nature de la réunion et des sujets que l’employeur et les membres de l’instance souhaitent aborder lors de la réunion. En principe, les points portent sur :
Les consultations obligatoires du CSE, définies à l’article L. 2312-17 du Code du travail ;
Les points imposés par voie règlementaire ;
Les obligations en matière d’hygiène, de santé et de sécurité au travail ;
Les obligations sociales.
Il est fortement recommandé de faire apparaitre les sujets prioritaires en tête de liste. Les points sont répartis selon leur nature : points d’information, points de consultation, points d’information et consultation, etc. L’intérêt est de bien les hiérarchiser. Avec la multitude de sujets possibles, le comité peut même concevoir un agenda social pour prévoir à quelle période de l’année les sujets seront abordés en réunion. Toutefois, en cas de désaccord sur le contenu de l’ordre du jour, il convient de saisir le juge des référés du tribunal de grande instance qui se penchera sur le sujet.
Quand l'envoyer ?
Une fois établi et signé, l’ordre du jour doit être communiqué aux personnes concernées au moins 3 jours avant la tenue de la réunion. Cela permet aux membres de se préparer efficacement. Il est possible d’allonger le délai d’envoi de 3 jours par le biais d’un accord d’entreprise ou du règlement intérieur. En outre, la responsabilité de transmettre l’ordre du jour revient à l’employeur, et non au secrétaire. Généralement, le document est communiqué en même temps que la convocation. À noter que le délai d’envoi passe à 8 jours pour les réunions du CSE Central.
À qui le transmettre ?
Concrètement, le président du CSE est tenu d’envoyer l’ordre du jour aux personnes suivantes :
Les membres du CSE ;
Les collaborateurs de l’employeur invités à la réunion ;
L’agent de contrôle de l’inspection du travail ;
L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale.
Lorsque les réunions traitent des points en lien avec la santé, la sécurité et les conditions de travail, il faut envoyer l’ordre du jour CSE à l’inspecteur du travail et au médecin du travail. Les suppléants sont aussi destinataires de l’ordre du jour, même si l’employeur ne les convoque pas à la réunion en question. Cela leur permet de s’informer convenablement et de se préparer en cas de remplacement.
Le Code du travail ne prévoit aucun formalisme particulier quant à l’envoi ordre du jour CSE. Sauf indication contraire du règlement intérieur du CSE, l’employeur a la possibilité de choisir entre différents modes de transmission :
Remise en main propre contre signature ;
Lettre simple ou recommandée ;
Transmission par courrier électronique ;
Fax ;
Navette interne.
Que se passe-t-il s'il n’est pas envoyé à temps ?
En cas de non-respect du délai d’envoi de l’ordre du jour, la réunion ne peut pas avoir lieu et une nouvelle date doit être fixée. Si l’employeur organise tout de même la réunion à la date initialement prévue, cela constitue un délit d’entrave. Toutefois, seule une situation d’extrême urgence peut motiver le retard de la communication de l’ordre du jour par l’employeur.
Faut-il l'afficher ?
Il n’est pas obligatoire d’afficher l’ordre du jour de la réunion, tandis que sa transmission dans un délai imparti constitue une obligation légale. Néanmoins, le comité peut prévoir, dans son règlement intérieur, l’affichage du document, et l’employeur ne peut pas s’y opposer.
Faut-il suivre impérativement l'ordre chronologique des points ?
Durant la réunion, il faut suivre la chronologie de l’ordre du jour pour garantir une discussion structurée. Cependant, en cas d’imprévus ou d’urgences, on peut moduler l’ordre des points à traiter. Généralement, l’approbation de la majorité des membres est dans ce cas nécessaire.
Est-il possible d'aborder pendant la réunion un point qui ne figure pas à l'ordre du jour ?
L’employeur et les membres de l’instance peuvent refuser d’échanger sur un sujet qui ne figure pas à l’ordre du jour ou qui n’a aucun lien avec celui-ci. Une fois la réunion terminée, les discussions et décisions prises sont à consigner dans le procès-verbal CSE.
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