Menacom vous explique tout sur le role du secrétaire CSE, cet acteur incontournable pour le bon fonctionnement du comité social et économique.
Le comité social et économique, pilier du dialogue social en entreprise, comprend plusieurs membres clés, dont le secrétaire du CSE. Il est obligatoire d’en désigner un parmi les membres titulaires de l’instance, et ce, conformément à l’article L. 2315-23 du Code du travail. Cette obligation concerne toutes les entreprises de plus de 50 salariés. La désignation a lieu lors de la première réunion qui suit l’élection professionnelle des membres du CSE. Il est courant de s’interroger sur ce que l’on attend réellement du porte-parole de l’instance. Cela peut en effet sembler assez ambigu. Cet article se propose justement de vous aider à comprendre le role du secrétaire CSE.
Préparation de l’ordre du jour
Le secrétaire du CSE a pour rôle principal d’assurer la gestion administrative du comité. Tout d’abord, il établit conjointement avec l’employeur, qui est le président du CSE, l’ordre du jour des réunions. Durant ce moment d’échange, le secrétaire porte les sujets que lui, les autres membres du comité et les salariés souhaitent inscrire à l’ordre du jour. Le président du CSE, pour sa part, arrive avec ses propres points et son propre projet. Les deux parties se mettent ensuite d’accord sur chaque point à traiter. Comme certains sujets sont plus importants que d’autres, il est conseillé de bien définir ceux à aborder en priorité.
Avant d’échanger avec l’employeur, le secrétaire doit se concerter avec les autres membres du CSE, mais aussi avec les salariés pour déterminer s’ils ont des sujets à soumettre. Toutefois, le rôle secrétaire CSE s’arrête à l’établissement de l’ordre du jour. En effet, pour ce qui est de la transmission du document, la responsabilité revient uniquement à l’employeur. Ce dernier communique l’ordre du jour, une fois établi et signé par les deux parties, à toutes les personnes concernées au moins 3 jours avant la réunion.
Rédaction du procès-verbal CSE
Un autre role du secrétaire porte sur la production des procès-verbaux des réunions de l’instance. À défaut d’accord, l’article D. 2315-26 du Code du travail prévoit que le procès-verbal du CSE doit au moins contenir :
Le résumé des délibérations ;
La décision de l’employeur sur les propositions formulées lors de la précédente réunion.
En fait, le procès-verbal est un document dans lequel plusieurs éléments sont consignés. Cela comprend notamment la décision de l’employeur, l’avis du CSE, les questions des élus et les réponses de l’employeur, etc. Pour s’assurer de ne rien oublier d’important, le secrétaire peut prendre des notes durant la réunion. La rigueur représente ainsi la qualité primordiale qu’il doit avoir lorsqu’il rédige le document.
Il faut savoir que l’établissement du procès-verbal est chronophage. Cela ne permet pas souvent au secrétaire de consacrer pleinement du temps à ses autres missions. Pour lui faciliter la tâche, il est possible d’externaliser la rédaction du PV. Une fois le document établi par le prestataire, le secrétaire n’a plus qu’à le relire et à l’amender avant de le transmettre aux personnes concernées.
Cliquez ici si vous souhaitez comprendre précisément la différence entre PV et compte rendu de réunion CSE, deux termes souvent utilisés de manière interchangeable.
Diffusion des PV CSE
Une fois le PV rédigé, le role du secretaire du CSE consiste à le communiquer à l’employeur. La transmission doit avoir lieu au plus tard dans les 15 jours suivant la réunion, sauf accord contraire. Si l’instance prévoit de se réunir dans ce délai de 15 jours, il faut transmettre le procès-verbal avant ladite réunion. Le délai d’envoi du document est réduit dans les cas suivants :
Le délai passe à 3 jours si la consultation du comité porte sur un licenciement économique ;
Le délai passe à 24 heures en cas de liquidation ou de redressement judiciaire.
Habituellement, le procès-verbal fait l’objet d’une approbation lors de la réunion suivante. Il s’agit le plus souvent d’une approbation à la majorité des membres. Avant l’approbation, chacun est libre de formuler des observations ou des propositions de modification sur le PV. Par ailleurs, il faut savoir que lorsqu’un vote a lieu durant la réunion, le porte-parole de l’instance veille à ce que tout se déroule dans de bonnes conditions.
Après l’adoption du document par les membres, le role secrétaire CSE est de le diffuser, par tous moyens à sa disposition. Bien entendu, cela se fait dans le respect des règles prévues dans le règlement intérieur du CSE. Parmi les moyens de diffusion, on retrouve :
La publication sur le site internet du CSE ;
L’affichage sur des panneaux prévus à cet effet ;
L’adoption du PV précède la diffusion. Autrement dit, il n’est pas possible de communiquer au personnel de l’entreprise un procès-verbal qui n’a pas fait l’objet d’une approbation. Toutefois, même si la diffusion du PV n’est pas obligatoire, elle est fortement recommandée. L’intérêt de la diffusion est de garantir l’information des salariés.
Qu’en est-il de la signature du PV du CSE ?
Le Code du travail n’exige aucune signature du PV par l’employeur ni par le secrétaire. Néanmoins, il est recommandé que le secrétaire signe le document pour attester qu’il en est bien l’auteur, sachant que la rédaction par le secrétaire constitue une obligation.
Le role du secrétaire du CSE est particulièrement vaste et ne se limite pas uniquement à la gestion administrative. D’abord, il fait le lien entre le CSE et les organismes tiers avec lesquels le comité pourrait être amené à échanger. Ces organismes tiers peuvent être la médecine du travail, l’inspection du travail, des experts, etc. Dans la majorité des cas, il est l’interlocuteur privilégié auprès des salariés, de la direction ou encore des prestataires.
Ensuite, pour préparer au mieux les réunions du CSE, le porte-parole de l’instance a la possibilité d’organiser des réunions préparatoires entre les élus. Pour ce faire, il collecte les premières informations, et définit, avec les autres membres, les dates de ces réunions préparatoires. Dans ce cas, le rôle du secrétaire consiste généralement à animer la réunion préparatoire. Toutefois, en ce qui concerne la réunion du comité social et économique, l’animation et la présidence reviennent uniquement au président ou à son représentant.
Les membres du CSE n’ont pas le droit de demander au secrétaire de tout gérer et de tout organiser. Malgré la possibilité de lui confier d’autres tâches, il ne faut pas le surcharger de travail. Le comité social et économique reste une instance collégiale. Il est donc important de bien se répartir les tâches entre les membres. L’idée est chaque élu puisse prendre le temps de s’invertir dans son mandat.
Pour bien comprendre son rôle au sein du CSE, le secrétaire a la possibilité de suivre la formation qui lui est dédiée. À travers la formation, il pourra ainsi avoir une bonne connaissance de ses missions et de ses moyens. Parmi les thématiques abordées, on peut retrouver notamment :
L’identification des principes d’adoption de l’ordre du jour ;
L’étude du rôle du secrétaire CSE dans le fonctionnement de l’instance ;
L’organisation des réunions préparatoires ;
Les différentes responsabilités secrétaire CSE ;
Les moyens de protection du secrétaire du CSE ;
La gestion des affaires courantes du CSE.
Cette formation représente un complément idéal de la formation économique du CSE. Contrairement à la formation au role du secrétaire, la formation économique du CSE permet de comprendre le fonctionnement, les missions et les prérogatives de l’instance.
Seuls les membres titulaires et les représentants syndicaux au CSE ont droit à un crédit d’heures de délégation. La loi ne prévoit pas d’heures de délégation supplémentaires à celui qui assure le role du secretaire du CSE. On déduit le temps qu’il passe à ses fonctions de secrétaire des heures de délégation qui lui sont allouées au titre de son mandat d’élu titulaire, sachant que le secrétaire est élu parmi les membres titulaires. Toutefois, pour lui permettre de consacrer plus de temps à ses fonctions, on peut lui accorder un supplément d’heures de délégation. Cela se fait via un accord d’entreprise, la convention collective ou le protocole d’accord préélectoral.
Le règlement intérieur du CSE fixe généralement les règles de remplacement du secrétaire du CSE. Un CSE ne peut pas fonctionner sans secrétaire. En cas d’absence temporaire, le secrétaire adjoint prend donc le relais ou on nomme un secrétaire de séance pour la réunion du CSE.
Le secrétaire adjoint du CSE
Le CSE a la possibilité de désigner un secrétaire adjoint parmi ses membres titulaires ou suppléants. Cette désignation permet notamment d’anticiper le remplacement du porte-parole du comité dans le cas où celui-ci s’absenterait pour une raison donnée. Le règlement intérieur définit clairement le role secrétaire adjoint CSE. En règle générale, le secrétaire adjoint assure deux principales fonctions :
Remplacer le secrétaire du CSE en son absence ;
Assister le secrétaire du CSE dans la réalisation de certaines de ses missions.
Le secrétaire adjoint remplit donc le role secrétaire CSE en son absence, de l’établissement de l’ordre du jour à la gestion de la communication. Toutefois, il n’est pas obligatoire de désigner un secrétaire adjoint du CSE, sauf au comité social et économique central (CSEC).
Le secrétaire de séance
Si le secrétaire du CSE s’absente lors d’une réunion du CSE, alors que le règlement intérieur ne prévoit rien à ce sujet et qu’il n’y a pas de secrétaire adjoint, il convient de désigner, parmi les membres titulaires, un secrétaire de séance en début de réunion. La désignation se fait à la majorité des membres. Après la réunion, le role du secretaire de seance consiste à rédiger le PV du CSE.
Que faire en cas d’absence définitive du secrétaire du CSE ?
Si l’absence du secrétaire de l’instance est définitive, personne ne pourra assurer le rôle du secrétaire sans une nouvelle désignation parmi les membres titulaires restants. Cette nouvelle désignation se tient dans les mêmes conditions que celles pour la désignation initiale. La désignation d’un nouveau secrétaire titulaire doit obligatoirement avoir lieu, même s’il existe déjà un secrétaire adjoint. En effet, le poste ne revient pas de plein droit au secrétaire adjoint.
POURQUOI FAIRE APPEL À MENACOM POUR ALLÉGER LE RÔLE DU SECRÉTAIRE DU CSE ?
- Le secrétaire peut se libérer d’une partie substantielle de sa charge de travail, lui permettant de se concentrer sur ses autres missions.
- Le PV est rédigé dans les délais impartis, ce qui laisse au secrétaire le temps de le relire et de l’amender avant de le transmettre aux autres membres du CSE.
- Vous disposez d’un PV précis, objectif et structuré, ce qui réduit les éventuelles demandes de correction durant l’approbation du document.