Si vous vous posez des questions sur le budget du CSE, Menacom vous explique tout dans cet article.
Pour mener à bien ses missions, le CSE dispose de plusieurs moyens, à commencer par les heures de délégation et les budgets. Le comité utilise ses ressources financières pour son fonctionnement, mais aussi pour le financement des activités qu’elle mène en tant qu’organe représentatif des salariés. Cet article vous offre une explication détaillée des budgets dont bénéficie le comité social et économique.
Le nombre de salariés au sein de l’entreprise détermine le budget dont dispose le comité.
Budget CSE moins de 50 salariés
Dans les entreprises de 11 à 50 salariés, le CSE ne bénéficie pas d’un budget dédié. Néanmoins, il dispose de plusieurs autres ressources essentielles à l’exercice de ses fonctions.
D’abord, il appartient à l’employeur de fournir un local adapté au CSE. Ce local permet aux membres de l’instance d’accomplir leurs missions, en leur offrant notamment un espace dédié à la tenue des réunions. Ensuite, en termes de communication, l’instance a droit à un panneau d’affichage. Ce panneau doit être distinct de ceux utilisés pour les communications syndicales. L’intérêt est d’éviter toute confusion entre les messages du comité et ceux des syndicats.
Enfin, les membres de l’instance bénéficient d’une formation spécifique dans les domaines de la santé, de la sécurité et des conditions de travail. La formation leur offre principalement des connaissances sur les méthodes d’amélioration des conditions de travail et de prévention des risques professionnels. Aussi, le Code du travail n’impose pas de formation économique dans les CSE des entreprises de moins de 50 salariés. Cependant, il est vivement recommandé pour les membres de suivre une formation adaptée. La connaissance des dispositions légales et des attributions liées à leur rôle est cruciale, pour qu’ils puissent assurer leurs missions avec compétence et diligence.
Budget CSE plus de 50 salariés
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE dispose de plusieurs moyens lui permettant d’exercer ses fonctions. Parmi les moyens, il bénéficie de deux budgets distincts :
le budget de fonctionnement ;
le budget des activités sociales et culturelles (ASC).
Concernant les moyens matériels, l’employeur doit fournir au CSE un local équipé de l’aménagement nécessaire, comme des tables et des chaises. Cela facilite notamment l’organisation et la tenue des réunions de l’instance. De plus, l’employeur met à disposition le matériel essentiel à l’exécution des missions du CSE, tel qu’une ligne téléphonique et des ressources documentaires.
Pour la communication, le comité dispose d’un panneau d’affichage spécifique, différent de celui pour les communications syndicales. Ce dispositif permet d’assurer la communication des informations pertinentes auprès des salariés. Enfin, les membres du CSE bénéficient de formations diversifiées, incluant la formation SSCT et la formation économique. Ces formations visent à renforcer leurs compétences et leur permettre d’agir efficacement dans l’exercice de leurs missions.
Qu’est-ce que le budget de fonctionnement ?
Dans les entreprises comptant 50 salariés et plus, l’employeur doit contribuer financièrement au fonctionnement du comité social et économique. Cette obligation se matérialise par le versement d’une subvention de fonctionnement. Comme son nom l’indique, le budget de fonctionnement sert à couvrir toutes les dépenses de l’instance dans le cadre de son fonctionnement.
Financement du budget de fonctionnement du CSE
Pour calculer la subvention de fonctionnement du CSE, on se base sur un pourcentage spécifique de la masse salariale brute de l’entreprise. Ce pourcentage dépend de l’effectif de l’entreprise.
D’un côté, dans les entreprises comptant entre 50 et 1 999 salariés, l’employeur alloue 0,2 % de la masse salariale brute au fonctionnement du CSE.
D’un autre, dans les entreprises d’au moins 2 000 salariés, l’employeur alloue 0,22 % de la masse salariale brute au fonctionnement du CSE.
En principe, l’employeur procède au versement du budget de fonctionnement en une seule fois, et ce, en début d’année. Néanmoins, il peut opter pour plusieurs versements répartis tout au long de l’année, à condition que cela n’entrave pas le bon fonctionnement du CSE. L’objectif est de s’assurer que le comité dispose des fonds nécessaires pour son fonctionnement. D’ailleurs, il est possible d’intégrer les modalités de versement du budget dans le règlement intérieur du comité.
Le calcul de la subvention se base sur la masse salariale de l’année de versement du budget de fonctionnement. Cependant, comme le montant exact n’est connu qu’en fin d’exercice, l’employeur doit initialement estimer la subvention en se référant à la masse salariale de l’année N-1. Une fois le montant de la masse salariale de l’année N connu, il faut réaliser une régularisation.
Exemple de régularisation
Imaginons une entreprise de 800 salariés dont la masse salariale brute de l’année N-1 était de 12 millions d’euros. Sur cette base, l’employeur calcule la subvention de fonctionnement du CSE de l’année N en appliquant le taux de 0,20 %. Il verse donc 24 000 euros (0,20 % de 12 millions d’euros). Cependant, à la fin de l’année N, il s’avère que la masse salariale brute réelle est de 12,5 millions d’euros. La subvention aurait dû être de 25 000 euros (0,20 % de 12,5 millions d’euros). L’employeur doit donc procéder à une régularisation, en ajustant le montant déjà versé à ce nouveau calcul. Il devra ainsi verser le complément de 1 000 euros au budget de fonctionnement du CSE.
Budget de fonctionnement : une exception à connaître sur l’obligation de financement
Il est vrai que l’employeur a l’obligation de verser une subvention de fonctionnement. Cependant, il existe une exception notable qui modère cette obligation. En effet, lorsque l’employeur a déjà alloué des avantages en nature ou une somme d’argent représentant 0,22 % de la masse salariale brute au CSE, il est dispensé de l’obligation de financement. De plus, l’employeur a la possibilité de réduire sa contribution financière s’il a fait bénéficier l’instance de sommes et de moyens équivalents.
Pour officialiser la déduction, l’employeur et le CSE peuvent fixer un accord qui s’applique dès qu’il faut déduire un forfait. Ainsi, des jurisprudences établies offrent un cadre de référence pour identifier les éléments déductibles ou non. Parmi les déductions autorisées figurent les fournitures de bureau et le salaire d’un assistant en charge du fonctionnement du CSE, sans lien avec les ASC. Toutefois, il existe certains coûts qui ne peuvent être déduits. Il s’agit principalement des frais incontournables définis par la loi, tels que la location d’un local pour le CSE.
Quand utiliser le budget de fonctionnement du CSE ?
Le CSE, dont les membres sont élus dans le cadre de l’élection professionnelle, utilise son budget de fonctionnement pour engager diverses dépenses en lien avec son fonctionnement. Voici quelques exemples d’utilisation du budget de fonctionnement :
prise en charge des dépenses de communication auprès des salariés ;
recours à l’expertise d’un expert-comptable pour la tenue de la comptabilité ;
acquisition de matériel pour le bon fonctionnement du CSE ;
financement de la formation économique en lien avec le fonctionnement du comité.
Que faire du budget fonctionnement CSE non utilisé ?
Lorsque le budget de fonctionnement n’est pas intégralement dépensé lors de l’année, le CSE se trouve face à deux options stratégiques pour la gestion de cet excédent :
le report de la totalité de l’excédent sur l’année suivante ;
le transfert de l’excédent vers le budget ASC, dans la limite de 10 % de cet excédent.
Qu’est-ce que le budget ASC CSE ?
Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le budget lié aux ASC vise à financer les activités sociales et culturelles que le CSE propose aux salariés de l’entreprise. Ce budget permet le financement d’activités à caractère social ou culturel qui ne sont pas obligatoires, mais qui contribuent significativement à améliorer les conditions de vie et de travail des salariés. Ainsi, en soutenant ces activités, le comité joue un rôle crucial dans la promotion du bien-être au travail et dans le renforcement de la cohésion sociale au sein de l’entreprise.
Financement du budget ASC
La détermination du budget ASC se fait selon un cadre bien défini. La subvention allouée aux ASC est fixée par accord d’entreprise ou convention collective. À défaut d’accord d’entreprise, le calcul de la contribution se base sur le rapport de la contribution à la masse salariale brute de l’année N-1. Il est requis que la contribution pour de l’année N égale ou dépasse celle de l’année N-1.
Quand utiliser le budget des activités sociales et culturelles ?
Le budget ASC permet de financer diverses activités sociales et culturelles à destination des salariés de l’entreprise, telles que :
l’organisation d’animations au sein de l’entreprise : tombola, arbre de Noël, etc. ;
la proposition de voyages à tarifs attractifs ;
l’achat de billetterie : tickets de cinéma, chèques-vacances, etc.
Tous les salariés doivent pouvoir bénéficier des activités sociales et culturelles du CSE, quelle que soit la nature de leur contrat de travail. Le comité ne doit faire preuve d’aucune discrimination entre les bénéficiaires. Toutefois, rien n’empêche le CSE de corriger les différences salariales, en proposant par exemple une aide modulée selon les ressources du ménage. Il est impératif de prendre en considération des critères de modulation objectifs, vérifiables et non discriminatoires.
Que faire de l’excédent du budget œuvres sociales CSE ?
Il se peut que la totalité du budget ASC ne soit pas consommée en fin d’exercice. Dans ce cas, deux possibilités s’offrent au comité social et économique :
le transfert jusqu’à 10 % de l’excédent vers le budget de fonctionnement ;
le transfert jusqu’à 10 % de l’excédent à des associations.
Il est impératif pour le CSE d’opérer une répartition judicieuse et conforme aux règles entre le budget de fonctionnement et le budget ASC. Cette distinction s’avère cruciale, car une erreur d’affectation budgétaire peut entraîner des conséquences sérieuses, comme un redressement par l’URSSAF. En effet, cet organisme peut à tout moment lancer un contrôle pour vérifier que la répartition entre les deux budgets est respectée et que les fonds sont affectés de manière appropriée.
Pour bien utiliser les budgets, il convient de comprendre que la répartition doit se baser sur l’objectif ou la finalité des dépenses (destination) plutôt que sur leur nature. Le comité doit à cet égard se poser des questions clés pour déterminer le budget approprié :
la dépense envisagée bénéficie-t-elle directement aux salariés ?
la dépense contribue-t-elle aux missions économiques et professionnelles du CSE ?
D’ailleurs, il existe des entreprises qui, pour vendre leurs services, peuvent suggérer de les imputer sur le budget de fonctionnement, alors que ces derniers relèvent en réalité du budget ASC. Cette démarche, non conforme à la législation, peut mettre en péril la responsabilité du CSE. L’instance doit donc exercer une vigilance accrue vis-à-vis des assurances données par certaines entreprises prétendant que leurs offres doivent être financées via le budget de fonctionnement.
Outre ses budgets habituels, le CSE peut s’appuyer sur d’autres sources de financement, comme :
les placements financiers et intérêts bancaires ;
les investissements immobiliers ;
la trésorerie issue des manifestations organisées par le CSE.
Le procès-verbal du CSE doit être clair, structuré et fidèle aux échanges tenus lors de la réunion. Cela implique généralement pour le secrétaire du CSE, qui est chargé de la rédaction, au moins une journée entière de travail, parfois davantage. Pour lui simplifier la tâche, l’article D. 2315-27 du Code du travail autorise l’externalisation de la rédaction. Toutefois, cette possibilité soulève la question de la responsabilité financière quant aux frais engendrés par cette externalisation.
Si la décision d’externaliser la rédaction du procès-verbal CSE émane de l’employeur, la responsabilité de prendre en charge les frais lui revient. En revanche, si l’initiative provient des élus de l’instance, les coûts induits devront être couverts par le budget de fonctionnement du CSE. Toutefois, dans un esprit de dialogue social constructif, il est tout à fait possible de négocier avec la direction une prise en charge partagée des frais de rédaction. Les modalités de cette prise en charge conjointe peuvent varier : le partage équitable des coûts, la répartition des frais entre les réunions ordinaires et les réunions extraordinaires du CSE, ou d’autres arrangements négociés.
Cliquez ici si vous souhaitez comprendre précisément la différence entre PV et compte rendu de réunion du CSE, deux termes souvent utilisés de manière interchangeable.
L’approbation annuelle des comptes du CSE constitue une étape cruciale dans la gestion financière de cette instance. Elle se déroule à la fin de l’exercice écoulé. Le comité approuve les comptes dans le cadre d’une réunion dédiée. Cette réunion porte comme seul et unique sujet à l’ordre du jour l’approbation des comptes du CSE. Le droit de vote est exclusivement réservé aux membres titulaires. Les suppléants, quant à eux, peuvent voter uniquement en remplacement des titulaires.
Dans un souci de transparence et d’efficacité, l’article L. 2315-71 du Code du travail stipule que les comptes doivent être communiqués aux élus au moins trois jours avant la tenue de la réunion. Cela garantit que tous les membres du CSE disposent du temps nécessaire pour un examen approfondi des comptes avant de procéder à leur approbation. D’ailleurs, il est recommandé d’organiser une réunion préparatoire entre élus avant la tenue de la réunion sur l’approbation des comptes.
Durant la réunion, les comptes annuels font d’abord l’objet d’une présentation. L’approbation intervient ensuite après la présentation des comptes. Bien que le président du CSE assiste à cette réunion, il ne participe pas au vote. Toutefois, il jouit d’un droit de regard sur les comptes et peut requérir des informations supplémentaires. Cette réunion fait ensuite l’objet de la rédaction d’un procès-verbal spécifique comportant le vote des membres du CSE sur les comptes.
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