Dans le cadre de vos réunions du CSE, Menacom vous explique quel format adopter pour la rédaction de vos PV : nominatif ou non nominatif.
Le procès-verbal du CSE est un document crucial qui consigne les discussions, les décisions et les avis émis lors des réunions de l’instance. L’article L. 2315-34 du Code du travail est clair : la responsabilité de rédiger le document revient au secrétaire du CSE. Dans le PV du CSE, ce qui est dit importe autant que la façon de le présenter. Le fond doit refléter fidèlement les débats et décisions, tandis que la forme garantit l’accessibilité et la compréhension des informations. Justement, cet article clarifie un aspect important : faut-il opter pour un PV nominatif ou non ?
Qu’est-ce qu’un PV nominatif ?
Dans un PV nominatif, chaque intervention est précisément attribuée à son auteur. Cela implique de mentionner le nom de l’intervenant avant de retranscrire ses prises de parole. Il existe plusieurs manières de nommer l’intervenant, en voici quelques-unes :
prénom et nom : Jean Dupont : « … ».
nom avec titre de civilité : Monsieur Dupont / M. Dupont : « … »
nom avec fonction : M. Dupont, directeur marketing : « … ».
Voici un exemple d’échanges retranscrits de manière nominative dans un PV du CSE :
M. Lefebvre : « Je pense que nous devons reconsidérer notre stratégie de marketing digital. Les résultats du dernier trimestre ne sont pas à la hauteur de nos attentes, et il est crucial d’analyser les causes sous-jacentes pour rectifier le tir rapidement. »
Mme Martin : « Je suis d’accord avec M. Lefebvre. Cependant, je tiens à ajouter que l’analyse devrait inclure une évaluation de nos campagnes sur les réseaux sociaux. Nous avons investi significativement dans ce domaine, et il faut comprendre l’efficacité de ces investissements. »
M. Leroy : « Concernant le point soulevé par M. Lefebvre, je propose la mise en place d’un groupe de travail dédié à l’analyse de notre stratégie digitale actuelle et à l’identification des axes d’amélioration. Ce groupe pourrait également prendre en compte les suggestions de Mme Martin concernant l’évaluation des campagnes sur les réseaux sociaux. »
PV nominatif : pour quel format de compte rendu CSE ?
La forme nominative est particulièrement adaptée aux formats de procès-verbaux qui exigent une traçabilité précise des interventions de chaque participant. Dans ce contexte, les formats les plus appropriés sont la transcription intégrale et le compte rendu corrigé.
D’un côté, la transcription intégrale reproduit fidèlement toutes les discussions, mot pour mot. Le format nominatif est essentiel ici, car chaque déclaration, question ou réponse est attribuée à son auteur. D’un autre, le compte rendu corrigé, malgré sa nature exhaustive, diffère de la transcription intégrale par le fait qu’il requiert certaines modifications : correction de la langue, reformulation de phrases, etc. Toutefois, même avec ces ajustements, l’attribution nominative des interventions est cruciale pour maintenir l’intégrité et la responsabilité des propos échangés.
Pour les formats condensés comme la synthèse et le relevé de décisions, l’application d’un style nominatif pourrait être vue comme allant au-delà du niveau de précision attendu. Ces formats de PV visent plutôt à résumer les points clés et les décisions, sans nécessairement attribuer chaque point à un intervenant spécifique. Il reste néanmoins possible d’adopter un style nominatif pour la synthèse et le relevé de décisions lorsque la situation le justifie ou que les participants le demandent.
Pourquoi utiliser le style nominatif ?
Plusieurs raisons expliquent l’utilisation du format nominatif pour le PV du CSE.
Suivi des débats et des contributions individuelles
Le format nominatif est très utile pour retracer précisément l’évolution des discussions et identifier clairement l’émetteur de chaque argument. Cela devient crucial dans des contextes où il est important de documenter avec précision qui a dit quoi. Tel est notamment le cas dans des situations sociales tendues où chaque détail des échanges peut avoir de l’importance pour les suites données.
Clarté dans la prise de décision et facilitation des suivis
Lorsqu’il s’agit de décisions contestées ou cruciales, savoir qui a soutenu une proposition ou s’y est opposé peut être essentiel. L’intérêt est de comprendre les dynamiques de décision au sein du CSE. De plus, identifier clairement les personnes responsables de certaines propositions et décisions peut simplifier le suivi des actions et des engagements pris durant la réunion.
Résolution de conflits
En cas de désaccord ou de contestation ultérieure des décisions prises, le PV nominatif peut servir de référence pour clarifier les positions de chacun et les contextes des prises de décision. Aussi, en cas de litiges qui se prolongent ou qui nécessitent l’intervention d’instances externes, ce format fournit une base qui peut être utilisée pour attester des discussions et des positions prises.
Contexte avec plusieurs participants
Pour une réunion du CSE à laquelle plusieurs participants assistent, le format nominatif permet à chacun de voir clairement ses contributions représentées. Cela assure une transparence dans la documentation, permettant à chacun de faire valoir ses points de vue.
PV nominatif : quels sont les défis ?
La retranscription des débats de manière nominative dans un PV du CSE peut comporter des défis en termes d’exactitude et de précision. Dans des réunions avec de nombreux participants, il peut être difficile d’identifier qui dit quoi, surtout si le secrétaire du CSE n’est pas familier avec la voix de tous les participants. Cela risque d’entraîner des erreurs d’attribution des propos. De plus, les débats peuvent être très rapides, et les participants peuvent interrompre les autres ou parler en même temps. Dans ce cas, différencier chaque intervenant n’est pas un exercice facile.
Il est important de souligner que toute inexactitude, y compris une erreur d’identification d’intervenant, peut être source de conflits en réunion durant l’approbation du PV. Cela montre l’importance de faire attention à l’attribution exacte de chaque intervention à son auteur. Pour ce faire, il est crucial de prendre des notes structurées et précises. De plus, pour plus de précision, l’article D. 2315-27 du Code du travail autorise le CSE à enregistrer les réunions. L’enregistrement audio ou vidéo permet d’identifier tous les échanges tenus. Cela garantit une précision que les notes manuelles peuvent difficilement atteindre, surtout dans le cas de débats rapides ou techniques.
Qu’est-ce qu’un PV non nominatif ?
Dans un PV non nominatif, on retranscrit les échanges sans attribuer les propos ou actions à des personnes spécifiques par leur nom. Cela garantit que le contenu du procès-verbal du CSE se concentre plus sur les informations et les décisions elles-mêmes que sur l’identité exacte de chaque intervenant. Pour désigner les interlocuteurs dans un PV non nominatif, on emploie des termes généraux se référant à leur rôle ou à leur fonction au sein de l’organisation, sans mentionner leur nom. Pour désigner les interlocuteurs, il existe plusieurs possibilités, telles que :
La direction / les élus ;
Le président / la RRH / un élu / le secrétaire du CSE / le représentant syndical.
Voici un exemple d’échanges retranscrits de manière non nominative dans un procès-verbal CSE :
La direction indique que les objectifs annuels ont été révisés en fonction de la nouvelle stratégie de l’entreprise. Elle précise que cette révision est essentielle pour rester compétitif sur le marché.
Les élus précisent que les salariés expriment certaines inquiétudes sur la charge de travail accrue. Ils demandent si des mesures d’accompagnement sont prévues pour faciliter cette transition.
La direction répond que des actions sont en cours de planification pour aider les équipes à s’adapter aux nouvelles exigences. La santé et le bien-être des salariés restent une priorité absolue.
PV non nominatif : pour quel format de compte rendu du CSE ?
Le PV non nominatif trouve principalement son utilité dans les formats condensés de PV, c’est-à-dire la synthèse et le relevé de décisions. D’une part, la synthèse résume les discussions et points abordés lors de la réunion du CSE. L’approche non nominative dans une synthèse vise à dépersonnaliser les contributions pour se concentrer sur le contenu et les résultats des discussions. D’autre part, le relevé de décisions présente les points cruciaux de la réunion, sans entrer dans les détails des débats. En utilisant un format non nominatif, chaque point sera présenté de manière neutre, sans attribuer la proposition ou le point de vue à une personne spécifique. Cela aide à focaliser l’attention sur les décisions elles-mêmes plutôt que sur la position de chaque intervenant.
En ce qui concerne la transcription intégrale et le compte rendu corrigé, le format nominatif reste la norme afin d’attribuer chaque intervention à son auteur. Il se peut que certains CSE optent pour une approche non nominative pour les PV exhaustifs, mais dans des circonstances très spécifiques.
Cliquez ici pour comprendre précisément la différence entre PV et compte rendu de réunion du CSE, deux termes souvent utilisés de manière interchangeable.
Pourquoi utiliser le style non nominatif pour les réunions du comité ?
Pour la rédaction des PV CSE, il convient d’adopter le format non nominatif pour plusieurs raisons.
Focus sur les faits et arguments principaux
Lorsque le but est de concentrer l’attention sur les points essentiels discutés pendant la réunion, le PV non nominatif est idéal. De plus, en cas de diffusion du document auprès du personnel, cela est particulièrement adapté pour les salariés disposant de peu de temps pour la lecture. Aussi, l’approche non nominative simplifie la compréhension du PV pour les salariés qui ne connaissent pas forcément tous les membres de l’instance. En choisissant des termes génériques comme « la direction/les élus », le document devient plus accessible. Ainsi, à la lecture, les salariés peuvent suivre les échanges et décisions sans se perdre dans les noms des participants.
Image d’unité et d’implication collective
Lors de la réunion du CSE, il est évident que certains membres s’expriment plus que d’autres. Avec un style non nominatif, on souligne l’unité et l’engagement collectif du CSE en tant qu’organe représentatif des salariés, sans mettre l’accent sur qui parle le plus ou le moins. En d’autres termes, cette approche contribue à forger une représentation de groupe de l’instance.
Confidentialité renforcée
Le PV non nominatif du CSE aide à protéger l’identité des participants, surtout dans les discussions sensibles ou controversées. Cela encourage une communication plus ouverte et honnête durant les réunions. La raison en est que les interventions ne seront pas directement attribuées à leur auteur.
Réduction des biais et tensions
L’absence de noms dans le PV du CSE contribue à atténuer les biais ou les tensions qui pourraient autrement affecter la perception des contributions de chacun. L’idée est d’éviter que des opinions ou des déclarations ne soient interprétées de manière trop personnelle.
PV non nominatif : quels sont les défis ?
La retranscription des échanges au format non nominatif peut présenter plusieurs défis. D’abord, assurer l’anonymat tout en maintenant la clarté des points de vue peut être complexe. Il est crucial que le PV reste compréhensible sans attribuer directement les propos à une personne spécifique. Cela nécessite souvent une reformulation habile. En outre, sans les noms, il peut être difficile de contextualiser les opinions, surtout si la discussion est très interactive. Aussi, il est essentiel de retranscrire fidèlement les échanges sans attribuer de manière erronée des propos à la mauvaise « catégorie » de personnes. Par exemple, il ne faudrait surtout pas confondre les propos de la direction avec ceux des élus. Pour faire face à ces défis, il est souvent recommandé de :
suivre des lignes directrices claires ;
pratiquer une écoute active pendant les réunions du CSE ;
prendre des notes efficaces et structurées.
Au-delà de l’identification des participants à la réunion, la question de l’identification des salariés évoqués au cours de la réunion se pose également. Dans le PV du CSE, il est recommandé de ne pas rapporter les noms ou prénoms des salariés, sauf si leur identité est cruciale à la compréhension des propos. L’emploi du style non nominatif permet de préserver l’anonymat des salariés. Si la discussion concerne des questions personnelles, des plaintes ou des situations délicates impliquant des employés, comme des problèmes de santé, des conflits interpersonnels, ou des évaluations de performance, il est crucial d’utiliser des termes non nominatifs.
Lorsque le PV aborde des décisions qui pourraient avoir des répercussions négatives sur un employé (mesures disciplinaires, licenciement, etc.), l’anonymat aide à protéger l’individu concerné. Dans le cas de témoignages ou de plaintes, surtout s’ils sont liés à des questions de harcèlement ou de discrimination, l’identité des personnes impliquées devrait être protégée. D’autres situations peuvent expliquer le recours au format non nominatif pour l’identification des salariés. L’intérêt est de faire attention à la protection de l’identité des salariés, surtout lorsqu’ils sont impliqués dans des situations sensibles.
Lorsqu’il s’agit de choisir entre un PV nominatif et un PV non nominatif, quelques éléments doivent entrer en ligne de compte, comme :
le nombre de participants à la réunion ;
l’objectif visé par le compte rendu ;
la préférence du secrétaire et des autres membres du CSE ;
les problématiques en cours et la nature des débats ;
les besoins d’information des parties prenantes.
Il est recommandé de bien définir le format du PV pour garantir la qualité et la pertinence du document. Le format peut être révisé selon l’évolution des besoins et des circonstances. D’ailleurs, dans la rédaction du procès-verbal, le choix entre le style direct et le style indirect est aussi crucial.
POURQUOI FAIRE APPEL À MENACOM POUR LA RÉDACTION DE VOS PV DE RÉUNION CSE ?
- Vous bénéficiez d’un PV conforme à vos besoins, tant sur le fond que sur la forme.
- Vous vous assurez d’une retranscription neutre et objective de vos échanges, évitant ainsi tout malentendu ou interprétation erronée.
- L’externalisation allège significativement la charge de travail du secrétaire, plus particulièrement en cas de transcription intégrale et de transcription de longues réunions.