Découvrez nos astuces pour une bonne prise de notes en réunion du CSE, afin de vous permettre de capturer efficacement les informations clés.
La tenue des réunions constitue un moment clé dans la vie de tout comité social et économique. En ce sens, le procès-verbal revêt une importance particulière, car il permet de consigner les discussions et les décisions prises lors de la réunion. Pour le secrétaire du CSE, l’enjeu est de retranscrire fidèlement ces moments d’échange dans le procès-verbal du CSE. Il est donc primordial que le porte-parole de l’instance maîtrise les techniques de prise de notes. Voici justement un guide pour vous permettre de prendre des notes efficacement en réunion du CSE.
La réussite de la prise de notes en reunion du CSE repose largement sur une préparation efficace. Cette dernière permet non seulement d’assurer une bonne traçabilité des discussions, mais aussi de faciliter votre travail pendant et après la réunion.
Analyse de l’ordre du jour et des documents communiqués
Établi conjointement entre la direction et le secrétaire du CSE, l’ordre du jour CSE définit tous les sujets à traiter lors de la réunion. Après son établissement, il est recommandé pour le secrétaire de l’étudier en détail pour anticiper les informations clés à noter. Et surtout, cette étape permet de se préparer mentalement aux points qui seront abordés.
Pour bien prendre des notes en reunion, il vaut mieux consulter les éléments transmis au préalable, s’il y en a. En ayant, par exemple, accès aux résultats du dernier trimestre, le secrétaire pourrait se concentrer directement sur la prise de notes des commentaires soulevés lors de la réunion.
Choix de l’outil de prise de notes
Le choix de l’outil dépend en grande partie de vos préférences. Que ce soit un cahier, un ordinateur ou une tablette, optez pour l’outil le plus confortable pour vous. Certains trouvent plus naturel de prendre des notes à la main. D’autres préfèrent la saisie numérique à l’aide d’un ordinateur portable ou d’une tablette. Dans ce cas, divers outils s’offrent à vous, comme le document Word et l’outil bloc-notes.
Un environnement de travail bien organisé favorise la concentration. Munissez-vous de tout ce dont vous pourriez avoir besoin pour la prise de notes réunion CSE. Habituellement, cela comprend des stylos, des surligneurs, un chargeur, un cahier dédié, des feuilles de papier, etc.
Pour s’assurer de ne manquer aucun détail, l’instance peut décider d’enregistrer la réunion CSE, et ce, conformément à l’article D. 2315-27 du Code du travail. L’enregistrement peut être une aide précieuse pour la rédaction du procès-verbal CSE. Cependant, il est essentiel d’obtenir l’accord des membres avant l’enregistrement. Toutefois, ce dernier sert principalement de support pour revisiter des points spécifiques, et ne devrait pas remplacer la prise de notes active.
Préparation d’un modèle
En vous basant sur l’ordre du jour, divisez le support de votre choix (bloc-notes, document Word, etc.) en plusieurs sections. Chaque point de l’ordre du jour peut avoir sa propre section ou page. Cela vous aidera à organiser vos notes pendant la réunion, et à retrouver plus facilement les informations.
La prise de note en réunion du comité social et économique constitue un exercice délicat. Il s’agit de capter les informations essentielles tout en restant attentif aux échanges et discussions. Voici une approche détaillée pour maximiser votre prise de notes en réunion CSE.
Positionnement stratégique et écoute active
Assurez-vous de vous asseoir à un endroit où vous pouvez clairement entendre et voir tous les participants. Cela vous permettra de suivre les échanges, d’identifier les intervenants et de ne manquer aucun détail. Il est important de toujours rester concentré sur le sujet en cours. Au lieu d’écrire mot pour mot, écoutez l’essence de ce qui est dit et notez les points clés. En effet, toutes les informations échangées en réunion ne nécessitent pas d’être consignées. Apprenez à discerner l’essentiel du superflu. Parmi les éléments les plus importants à noter, on retrouve notamment :
- les décisions prises ;
les actions à entreprendre ;
les questions pertinentes et réponses ;
les remarques pertinentes et réponses ;
les engagements de la direction.
Structuration des notes
Puisque vous avez préparé un modèle basé sur l’ordre du jour, remplissez chaque section au fur et à mesure que les sujets sont abordés. Aussi, il convient d’utiliser des abréviations et des symboles. Cela vous évitera de perdre du temps. Établissez votre propre système d’abréviations pour une prise de notes réunion CSE efficace. Par exemple, vous pourriez utiliser « déc » pour décision, « nouv » pour nouveau/nouvelle, et « form » pour formation. Si lors de la réunion, la direction décidait de mettre en place une nouvelle formation, le secrétaire pourrait simplement noter « déc. : nouv. form. »
Pour une meilleure gestion de votre temps d’écoute, il est préférable de privilégier les mots-clés, les phrases courtes ou encore les listes à puces. D’ailleurs, il est intéressant de différencier visuellement les informations en utilisant des couleurs, d’où l’intérêt de vous munir de surligneurs.
Participation du secrétaire et gestion du temps
Pour une bonne prise de notes réunion CSE, le porte-parole de l’instance doit participer activement à la discussion. Si un point n’est pas clair, il ne faut pas qu’il se montre réticent à poser des questions. Cela aide à clarifier les points discutés. Il vaut mieux avoir une compréhension claire au moment même, plutôt que de se retrouver plus tard avec des notes incompréhensibles. Aussi, si vous constatez que certains points prennent plus de temps que prévu ou que d’autres sont négligés, signalez-le. En tant que secrétaire, vous avez un rôle à jouer dans la bonne gestion du temps.
Le travail post-réunion est tout aussi crucial pour garantir la qualité du compte rendu CSE. Juste après la réunion, alors que les échanges sont encore frais dans votre esprit, prenez le temps de relire vos notes. C’est le moment de les clarifier, et de les structurer davantage. Éclaircissez certains points ou ajoutez des détails que vous n’aviez pas notés sur le moment. Si nécessaire, transposez vos notes brèves et vos abréviations en phrases complètes pour une meilleure compréhension.
Sur la base des notes révisées et structurées, le secrétaire peut procéder à l’établissement du PV CSE. La phase de rédaction doit intervenir rapidement après la réunion. Plus le temps passe, plus il sera difficile de se souvenir des détails. Cela montre bien l’intérêt d’enregistrer la séance. En cas d’incertitude, le secrétaire pourra se référer à l’enregistrement lors de la rédaction du document. Toutefois, pour vous faciliter la tâche, le Code du travail vous autorise à externaliser la production du procès-verbal CSE. D’ailleurs, le PV et le compte rendu sont des termes souvent utilisés de manière interchangeable. Parcourez notre article sur la différence entre PV et compte rendu de réunion du CSE pour ne plus vous tromper dans l’emploi de ces deux termes.
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